ทำให้ทราบได้ว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ในกลุ่มใดและง่ายต่อการตรวจสอบ สามารถค้นหาข้อมูลจากกลุ่มพนักงานที่กำหนดได้ เช่น รายงานบัญชีเงินเดือนพนักงาน