การบัญชีของกิจการขนาดเล็ก

กิจการขนาดเล็กมักมีข้อจำกัดเรื่องเงินทุนหมุนเวียนรวมทั้งกำลังคน การจัดวางพนักงานในหน้าที่ต่างๆจึงไม่ค่อยมีการแบ่งแยกหน้าที่ พนักงานหนึ่งคนต้องรับผิดชอบงานหลายอย่างและอย่าได้หวังว่าจะมีแผนกต่างๆเหมือนองค์กรขนาดใหญ่

กิจการขนาดเล็กส่วนใหญ่จึงไม่มีแผนกบัญชี เพราะต้องเน้นงานด้านการขายหรือบริการซึ่งเป็นงานหน้าร้านเป็นส่วนใหญ่ งานบัญชี (หลังร้าน) จึงอาจขาดการดูแลเอาใจใส่ และว่าจ้างสำนักงานบัญชีให้นำเอกสารไปปิดบัญชีแบบตามบุญตามกรรม หากโชคดีเจอสำนักงานบัญชีที่รับผิดชอบ ช่วยนำส่งภาษีให้ในแต่ละเดือน ปิดบัญชีให้ปีละครั้ง ก็ยังถือว่าครบถ้วนตามข้อกำหนดของกฎหมายที่ต้องนำส่งงบการเงินประจำปี

คำถามจึงอยู่ที่ว่า การปิดบัญชีปีละครั้งนั้นพอสมพอควรสำหรับกิจการของเราหรือไม่ หากคำตอบคือ เพียงพอเหมาะสมสำหรับกิจกรรมและขนาดของกิจการแล้ว ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่หากกิจการมีโอกาสทางธุรกิจที่ดี และมีแนวโน้มจะขยายตัวแล้ว การทำอะไรเพียงเพื่อตอบสนองความต้องการขั้นต่ำของกฎหมายอาจทำให้เราพลาดโอกาสขยับขยายหรือพัฒนาธุรกิจให้เติบใหญ่และมีความพร้อมรองรับ “กระแสการเปลี่ยนแปลง” ของโลกปัจจุบันซึ่งมีแนวโน้มจะเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและส่งผลกระทบรุนแรงถึงขั้นต่อ “ความอยู่รอด” ของกิจการเลยทีเดียว

กิจการที่ผ่านช่วงเวลาล้มลุกคลุกคลานมาแล้ว มีความพร้อมจะปรับเปลี่ยนองค์กร หากเดิมเคยใช้สำนักงานบัญชีช่วยจัดทำบัญชีให้ คงต้องเริ่มทบทวนดูว่าสำนักงานบัญชีสามารถตอบสนองความต้องการของเราที่เพิ่มมากขึ้นได้หรือไม่ เช่น จากเดิมปิดบัญชีให้เราปีละครั้ง (ซึ่งดูจะช้าเกินไปสำหรับการนำข้อมูลนั้นมาใช้ประโยชน์ในเชิงบริหารงาน) หากปิดเป็นรายครึ่งปี รายไตรมาส (ทุก ๓ เดือน) หรือแม้กระทั่งเป็นรายเดือน ได้หรือไม่

ในมุมกลับใครที่ทำสำนักงานบัญชี อาจต้องขยับตัวก่อน โดยการนำเสนอบริการที่ดีขึ้น จากเดิมเราเคยปิดบัญชีให้ลูกค้าปีละครั้ง หากเราเสนอว่าถ้าเราปิดบัญชีให้กิจการทุกครึ่งปี ทุกสามเดือน หรือทุกเดือน เชื่อว่าไม่มีกิจการใดอยากปฏิเสธแน่

ปัญหาเพียงข้อเดียว คือ สำนักงานบัญชีต้องคำนวณดูว่ามีต้นทุนค่าบริการเพิ่มขึ้นหรือไม่ และจะเรียกเก็บค่าบริการเพิ่มจากลูกค้าได้หรือไม่ อย่างไร ซึ่งสำนักงานบัญชีคงต้องทำการบ้านและการตลาดในเรื่องนี้ว่า จะมีวิธีการอย่างไรที่จะทำให้เกิดการยอมรับจากลูกค้า และหาจุดที่จะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่า เงินที่ต้องจ่ายเพิ่มนั้นคุ้มค่าต่อประโยชน์ที่กิจการจะได้รับ สำนักงานบัญชีอาจต้องทำตัวอย่างรูปแบบรายงานทางการเงินที่ลูกค้าจะได้รับเพิ่มเติมเพื่อให้เห็นภาพว่า รายงานทางการเงินดังกล่าวจะนำไปใช้ประโยชน์ต่อกิจการได้จริง

ด้านกิจการเอง อาจมีทางเลือกว่า จะใช้บริการที่เราต้องการจากสำนักงานบัญชีที่เคยทำ หรือเปลี่ยนให้สำนักงานบัญชีที่มีความพร้อมมากกว่าทำให้ หรือแม้กระทั่งการพิจารณาว่าจะมีพนักงานบัญชีเป็นของตนเอง

ข้อควรพิจารณาว่าจะใช้ทางเลือกใดในทางปฏิบัติมีดังต่อไปนี้

1. ทางเลือกการใช้สำนักงานบัญชี หรือ มีพนักงานประจำ มีทั้งข้อดีข้อเสียในตัวเอง เช่น การใช้สำนักงานบัญชีช่วยให้กิจการไม่มีภาระเรื่องเงินเดือน ค่าจ้าง และสวัสดิการพนักงาน และหากสำนักงานบัญชีให้บริการไม่ดีกิจการมีความยืดหยุ่นที่จะเปลี่ยนสำนักงานบัญชีได้ง่ายกว่าการเลิกจ้าง การมีพนักงานประจำที่มีความสามารถมากพอและปิดบัญชีได้ กิจการต้องยอมจ่ายเงินเดือนที่สูงกว่าการจ้างพนักงานธุรการซึ่งดูแลเรื่องเอกสารได้แต่ไม่สามารถปิดบัญชีได้

2. การพิจารณาทางเลือกใช้สำนักงานบัญชี หรือ จ้างพนักงานประจำ ทางที่ดีท่านต้องออกแบบให้เกิดความสมดุลในการมอบหมายงาน หากพิจารณาและเข้าใจข้อจำกัดของสำนักงานบัญชี และพนักงานประจำ ก็จะหลีกเลี่ยงความคาดหวังที่ไม่มีวันเป็นจริงได้ เรียกว่า “การบริหารความคาดหวัง” โดยท่านต้องอาศัยหลัก “ใช้คนให้เหมาะกับงาน” ประกอบด้วย

3. กิจการบางแห่งเลือกจ้างพนักงานธุรการสำหรับจัดการระบบเอกสาร และงานของพนักงานธุรการอาจจะช่วยให้สำนักงานบัญชีทำงานได้ง่ายขึ้นและไม่คิดค่าบริการสูงเกินไป ในขณะที่พนักงานธุรการยังสามารถช่วยงานด้านอื่นได้อีกด้วย ก็เป็นทางเลือกหนึ่ง

4. หน้าที่งานบางอย่างต้องการคนติดตามดูแลอย่างใกล้ชิดเป็นรายวัน จึงไม่ควรมอบหมายงานลักษณะนั้นแก่สำนักงานบัญชี เพราะท่านอาจจะต้องผิดหวัง เนื่องจาก โดยธรรมชาติแล้วสำนักงานบัญชีมีข้อจำกัดที่ไม่ได้เข้ามาทำงานทุกวัน ไม่ได้เป็นพนักงานประจำ ถึงเวลาก็จะติดตามดูแลตามที่ท่านคาดหวังไม่ได้ จะได้ไม่ต้องผิดใจกัน

5. เอกสารต่างๆนั้น ควรเก็บรักษาไว้ที่กิจการเป็นหลัก อาจมีการนำเอกสารออกไปบ้างเป็นครั้งคราว ก็ควรจะส่งคืนกลับมาเมื่อดำเนินการต่างๆแล้วเสร็จ และควรมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่แน่นอน หลายครั้งมีปัญหาเอกสารหายจากการที่สำนักงานบัญชีนำเอกสารออกไป และแจ้งว่าได้นำส่งคืนกิจการแล้วและกิจการก็ไม่มีระบบตรวจสอบว่าจริงหรือไม่ การส่งเอกสารเข้าออกมักทำให้เกิดความสับสนเสมอ

6. กิจการอาจต้องคอยตรวจสอบว่าภาษีที่สำนักงานบัญชีนำไปยื่นให้ทุกเดือนนั้น มีใบเสร็จรับเงินจากทางราชการกลับมาหรือไม่ และเช็คจ่ายค่าภาษีก็ไม่ควรสั่งจ่าย “เงินสด” แต่ควรสั่งจ่ายแบบ A/C Payee Only “กรมสรรพากร” เท่านั้น เคยพบกรณีที่สำนักงานบัญชีเบิกเงินค่าภาษีโดยให้สั่งจ่ายเป็นเช็คเงินสด ผ่านมาหลายปีจึงมีเจ้าหน้าที่กรมสรรพากรมาแจ้งต่อกิจการว่าไม่เคยยื่นแบบเพื่อเสียภาษีมาตลอดเวลาหลายปีก็มี

7. มีหลายกิจการเข้าใจว่าสำนักงานบัญชีปิดบัญชีให้ทุกเดือน แต่มาทราบในภายหลังว่า ปิดให้ปีละครั้ง แต่ละเดือนที่ทำนั้น คือยื่นภาษีเท่านั้น ดังนั้น ควรทำความเข้าใจขอบเขตงานกันให้ชัดเจนตั้งแต่แรก และหากปิดบัญชีทุกเดือนก็ควรมีรายงานทางการเงินเสนอต่อกิจการ

8. หากกิจการเลือกมีพนักงานบัญชี พึงระลึกว่ามีข้อจำกัดหนึ่ง คือ กิจการขนาดเล็กไม่มีการแบ่งแยกหน้าที่ แต่อย่างน้อย กิจการควรจะแยกหน้าที่ “รับเงิน-จ่ายเงิน” ออกจากหน้าที่บันทึกบัญชี เนื่องจากว่า หากผู้มีหน้าที่ “รับเงิน-จ่ายเงิน” เป็นคนเดียวกันกับคนบันทึกบัญชีแล้ว ก็จะขาด Check and Balance ระหว่างผู้ทำรายการกับผู้บันทึกรายการ อาจเป็นช่องโหว่ให้เกิดพนักงานหัวใสที่สามารถกลบเกลื่อนรายการ “ยักยอก” หรือ “ทุจริต” ได้
9. พึงตระหนักว่า “งานบัญชี” แม้ไม่สร้างรายได้ให้เกิดกับกิจการ แต่เป็นส่วนที่กิจการสามารถนำข้อมูลมาใช้เพื่อลด “ต้นทุน” หรือ “การสูญเสีย” ที่ไม่จำเป็นได้ การบัญชีหากใช้ให้เป็นจะช่วยเพิ่ม “ประสิทธิภาพ” การใช้ทรัพยากรขององค์กรซึ่งกิจการขนาดเล็กมีอยู่อย่างจำกัดได้ และข้อมูลทางบัญชีมี “ต้นทุน” เพื่อให้ได้มาเสมอ แต่จะทำอย่างไรให้ได้ “ประโยชน์” คุ้มค่ากับ “ต้นทุน” ที่ต้องเสียไป

10. กิจการควรระมัดระวังอย่าให้เกิดกรณี “เสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย” คือการประหยัดนิดประหยัดหน่อย แต่กลับสร้างผลเสียหายที่ร้ายแรง เช่น จ้างพนักงานโดยมุ่งเลือกคนที่เงินเดือนต่ำที่สุด แต่ทำงานไม่ได้ หรือในกรณีจ้างสำนักงานบัญชี โดยไม่พิจารณาความรู้ความสามารถ และที่สำคัญที่สุดคือ “ความรับผิดชอบ” แต่เลือกโดยเน้นราคาประหยัด แต่หากได้สำนักงานที่ไม่มีความรับผิดชอบแล้วอาจส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อกิจการได้ เช่น ตัวอย่างที่กล่าวข้างต้นกรณีไม่ได้นำส่งภาษีให้จริง กิจการต้องรับผิดชอบเสียภาษีย้อนหลัง บวกค่าปรับจำนวนมาก แถมยังเสียประวัติและเป็นที่เพ่งเล็งของกรมสรรพากร โดยไม่สามารถจะอ้างหรือปฏิเสธความรับผิดชอบออกไปได้

กิจการขนาดเล็ก มีทั้งศักยภาพที่จะทำอะไรได้อย่างคล่องตัว และข้อจำกัดในการใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์อย่างเต็มที่ การสูญเสียเล็กๆน้อยๆสำหรับกิจการขนาดเล็กอาจส่งผลใหญ่โตได้เสมอ การบริหารกิจการขนาดเล็กจึงต้องอาศัยความใส่ใจในรายละเอียดปลีกย่อย และความเอาใจใส่ติดตามอย่างใกล้ชิด ความตื่นตัวปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์และรู้จักเลือกสิ่งที่เหมาะกับกิจการย่อมเป็นปัจจัยสำคัญที่จะช่วยให้กิจการขนาดเล็กไปได้ไกล และอยู่ได้อย่างมั่นคง และพร้อมขยับขยายเป็นกิจการขนาดใหญ่ได้โดยไม่สะดุด

สามารถอ่านบทความน่าสนใจอื่นๆได้ ที่นี่ คลิ๊ก!!

บทความโดย : วิโรจน์ เฉลิมรัตนา
ประกาศบทความโดย : http://www.prosmes.com

ในการทำบัญชีนั้น ผู้ทำบัญชีต้องจัดทำตามมาตรฐานรายงานทางการเงิน แต่สำหรับการยื่นภาษีในทุกๆปี ต้องแสดงรายได้และค่าใช้จ่ายโดยใช้หลักเกณฑ์ประมวลรัษฎากร และเป็นที่แน่นอนว่า การใช้หลักเกณฑ์ที่แตกต่างกัน ย่อมทำให้มีผลต่างเกิดขึ้นระหว่างบัญชีและภาษี

ในอดีตที่ผ่านมาความเจริญทางด้านวัตถุและเทคโนโลยียังมีไม่มาก จึงทำให้การทำงานส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับแรงงานมนุษย์ ต่อมามนุษย์ได้มีพัฒนาการในทุกๆ ด้าน ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางสังคมอย่างมากมายและเกิดความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสมัยใหม่ นอกจากนั้นยังเกิดการขยายตัวขององค์การต่าง ๆ

ธุรกิจขนส่งเสียภาษีอะไร เป็นคำถามที่ผู้เริ่มต้นธุรกิจขนส่งมักสงสัยอยู่ตลอด ซึ่งตามความหมายของคำว่าการขนส่งก็คือ การขนคนหรือขนของส่งจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งตามคำสั่งของผู้ว่าจ้าง ซึ่งจะต้องประกอบธุรกิจขนส่งเพียงอย่างเดียวเท่านั้น จะได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม และถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย 1% จากผู้ว่าจ้างที่เป็นนิติบุคคล ไม่ว่ากิจการขนส่งจะเป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคลก็ตาม

ภาษีป้ายเป็นภาษีซึ่งองค์กรปกครองท้องถิ่นมีหน้าที่ในการจัดเก็บ เพื่อหารายได้มาพัฒนาท้องถิ่นของตน โดยจัดเก็บจากป้ายแสดงชื่อยี่ห้อ หรือเครื่องหมายการค้าของผู้ประกอบการเพื่อหารายได้ ไม่ว่าจะแสดงโฆษณาไว้ที่วัตถุใดๆ ด้วยอักษรภาพหรือเครื่องหมายที่เขียน แกะสลักจารึก หรือทำให้ปรากฏด้วยวิธีอื่นๆ

ผู้ใช้ข้อมูลทางการบัญชีมีหลายฝ่ายไม่ว่าจะเป็นผู้บริหารกิจการ เจ้าหนี้ นักลงทุน หน่วยงานของรัฐบาล หรืออื่น ๆ ซึ่งในบางครั้งบุคคลที่ใช้ข้อมูลทางการบัญชีเหล่านี้มีความต้องการที่จะใช้ข้อมูลทางการบัญชีในทิศทางที่แตกต่างกัน เช่น ผู้บริหารต้องการแสดงผลการดำเนินงานที่มีกำไรน้อยกว่าความเป็นจริงหรือขาดทุน เพื่อที่จะได้เสียภาษีน้อยลง หรือไม่เสียภาษีเลย ในทางตรงกันข้ามกรมสรรพากรซึ่งเป็นหน่วยงานของรัฐบาลที่มีหน้าที่จัดเก็บภาษีก็ต้องการให้แสดงข้อมูลตามความเป็นจริง เพื่อจะได้จัดเก็บภาษีได้อย่างถูกต้อง รัฐบาลจะได้นำเงินมาพัฒนาประเทศต่อไป

สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องทำในการจัดระบบบัญชีเพื่อการจัดการ คือการเลือกหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเรามาใช้ เพื่อความมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดคนและประหยัดเวลา การเลือกโปรแกรมบัญชี ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจพอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิดความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือจนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชีมีดังนี้

หน้าแรก

News

บทความบัญชี