ก่อนจะมาเป็น “หนี้สูญ” ต้องผ่านการบันทึกบัญชีลูกหนี้มาก่อน ซึ่งเกิดจากการขายที่ให้เครดิตแก่ลูกหนี้ ที่เรียกกันทั่วไปคือการขายเชื่อ หรืออาจเป็นการขายผ่อนชำระ รวมถึงการรับชำระเป็นงวด ๆ ในลักษณะการเช่าซื้อหรือลีสซิ่ง นอกจากลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าแล้วอาจมีลูกหนี้ในลักษณะอื่น ๆ ทั้งนี้ กิจการที่มีลูกหนี้ย่อมมีสิทธิในการเรียกให้ลูกหนี้นั้นชำระเงินตามมูลหนี้ที่เกิดขึ้นตามที่ได้ตกลงกันไว้
ความหมายของลูกหนี้
มาทบทวนทำความเข้าใจความหมายของลูกหนี้กันดังนี้
ลูกหนี้ หมายถึง สิทธิที่กิจการจะได้รับเงินสด หรือทรัพยากร หรือประโยชน์เชิงเศรษฐกิจอื่น ๆ เมื่อถึงกำหนดชำระ ลูกหนี้อาจรวมถึงลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่น
ลูกหนี้การค้า หมายถึง ลูกหนี้ที่เกิดจากการขายสินค้าหรือการให้บริการที่กิจการได้ส่งใบแจ้งหนี้ หรือได้ตกลงกันอย่างเป็นทางการกับผู้ซื้อ
ลูกหนี้อื่น หมายถึง ลูกหนี้ที่ไม่ใช่ลูกหนี้การค้า เช่น ลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการและลูกจ้าง เงินให้กู้ยืมอื่น เป็นต้น
โดยปกติทั่วไป ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นที่เป็นหนี้ย่อมตระหนักหรือมีจิตสำนึกที่ผูกพันในการชำระหนี้ ไม่ว่าจะเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลธรรมดาที่มีคุณธรรมในจิตสำนึกและมีจริยธรรมในการปฏิบัติ ย่อมไม่สบายใจหากมิได้ชำระหนี้ที่ได้ก่อขึ้น อย่างไรก็ตาม บุคคลไม่ได้เป็นคนดีทุกคนหรืออาจมีปัจจัยบางอย่างที่ทำให้สถานการณ์ที่ควรต้องชำระหนี้ตามเวลาต้องขยายเวลาออกไปหรือไม่อาจชำระหนี้ได้ จากการที่ลูกหนี้ค้างชำระหนี้ทำให้กิจการต้องมีการวิเคราะห์อายุหนี้ เพื่อพิจารณาโอกาสที่จะไม่ได้ชำระหนี้
ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่นจัดเป็นสินทรัพย์หมุนเวียน จึงมีความหมายที่กิจการจะได้รับชำระหนี้ในเวลาไม่เกิน 1 ปี ดังนั้นหากลูกหนี้ค้างชำระเกิน 1 ปี จึงมีความเสี่ยงที่กิจการอาจจะไม่ได้รับชำระ โอกาสของการไม่ได้ชำระจึงเกิดขึ้นตั้งแต่วันที่มูลหนี้ของลูกหนี้ค้างชำระเกินกำหนดเวลาที่กิจการให้สินเชื่อไว้ การค้างชำระหนี้เกินกำหนดเวลาจึงเป็นเหตุให้สงสัยได้ว่าอาจไม่ได้รับชำระหรืออาจจะได้รับชำระมาไม่ครบตามจำนวนหนี้ และแน่นอนเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่อาจจะได้รับชำระหนี้มาไม่ครบหรือไม่ได้รับชำระ นักบัญชีจะแสดงรายการลูกหนี้ตามจำนวนที่บันทึกไว้ย่อมทำให้ผิดหลักการบัญชี เพราะจะเป็นการแสดงฐานะของลูกหนี้ในมูลค่าที่จะได้รับที่สูงเกินจริง ไม่เป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน เนื่องจากลูกหนี้ดังกล่าวเกิดการด้อยค่านั่นเอง
ดังนั้นการที่ลูกหนี้เกิดการด้อยค่า จึงเป็นเหตุให้กิจการต้องประมาณการด้อยค่าตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ค่าเผื่อการด้อยค่าหรือค่าเผื่อผลขาดทุนด้านเครดิตของลูกหนี้ เป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน ฉบับที่ 9 เครื่องมือทางการเงิน กรณีกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะที่ไม่ได้ปฏิบัติตามเกณฑ์มาตรฐานรายงานทางการเงิน แต่ปฏิบัติตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ จะประมาณการค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญตามวิธีการประมาณการที่กำหนดไว้ จึงมีความแตกต่างกัน
การประมาณการทางบัญชี เรื่อง ค่าเผื่อการด้อยค่าของลูกหนี้ จะทำให้การแสดงรายการของลูกหนี้ในงบแสดงฐานะการเงินมีมูลค่าเท่าที่คาดว่าจะได้รับ โดยจะมีการแสดงรายละเอียดในหมายเหตุประกอบงบการเงินถึงมูลค่าลูกหนี้คงเหลือตามที่บันทึกบัญชี หักด้วยค่าเผื่อการด้อยค่าหรือค่าเผื่อผลขาดทุนด้านเครดิตของลูกหนี้หรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ
การดำเนินการเกี่ยวกับลูกหนี้ที่ค้างชำระนานและมีการประมาณการค่าเผื่อไว้แล้ว ต้องเป็นไปตามขั้นตอนที่กิจการกำหนด ตั้งแต่การเร่งรัดติดตาม การเจรจา จนถึงการดำเนินคดี ซึ่งอาจไม่ทุกรายที่ถูกดำเนินคดีเนื่องจากมูลหนี้อาจไม่คุ้มกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินคดี สุดท้ายเมื่อไม่ได้รับชำระจริงหรือลูกหนี้ไม่มีสภาพเพียงพอจะชำระก็คงต้องดำเนินการตัดบัญชีลูกหนี้ที่มีปัญหาเหล่านี้เป็นหนี้สูญ
การจำหน่ายหนี้สูญออกจากบัญชีลูกหนี้ จึงควรมีการกำหนดขั้นตอนเพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปตามแนวทางที่กิจการกำหนดและมีการควบคุมภายในที่ดี หนี้สูญที่เกิดขึ้นนั้นมี 2 ลักษณะ ดังนี้
1. หนี้สูญที่ไม่เป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรทางภาษีของกิจการ กล่าวคือ เป็นหนี้สูญที่ตัดออกจากบัญชีลูกหนี้เท่านั้น ซึ่งจะเป็นการตัดรายการจากบัญชีลูกหนี้และลดค่าเผื่อการด้อยค่าหรือค่าเผื่อผลขาดทุนด้านเครดิตของลูกหนี้ หรือค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ ลักษณะนี้เป็นลักษณะของบัญชีการเงิน
2. หนี้สูญที่เป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรทางภาษี เป็นไปตามมาตรา 65 ทวิ (9) ประกอบกับกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) แก้ไขเพิ่มเติมโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 374 (พ.ศ. 2564) ลักษณะนี้คือการบัญชีภาษีอากรที่นักบัญชีจะต้องมีความเข้าใจและนำไปปฏิบัติทางภาษีได้อย่างถูกต้อง
ขอบคุณที่มา : dst.co.th
