เลือกใช้ โปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรมบัญชี ให้เหมาะกับธุรกิจคุณ

เลือกใช้ โปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรมบัญชี ให้เหมาะกับธุรกิจคุณ

ในปัจจุบัน การบริหารจัดการทางด้านต่อการจัดการการเงินและด้านทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากในธุรกิจ และในยุคดิจิตอลนี้ ก็มี software มากมาย ที่เป็นตัวเลือกให้ธุรกิจได้ตัดสินใจเลือกใช้ เพราะแต่ละโปรแกรมก็มี Features แตกต่างกันออกไป หรือบางโปรแกรมก็สามารถทำให้ทั้งสองโปรแกรมนี้ทำงานร่วมกันได้ แล้วจะเลือก โปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรมบัญชี อย่างไรให้เหมาะสมธุรกิจของตัวคุณเองล่ะ? เรามาดูแนวทางกันดีกว่าค่ะ

เข้าใจหน้าที่ของโปรแกรมเงินเดือนและโปรแกรมบัญชี

โปรแกรมเงินเดือน (Payroll Software): ใช้ในการจัดการและคำนวณเงินเดือนของพนักงาน รวมถึงการคำนวณค่าล่วงเวลา คำนวณวันลา คำนวณเวลาเข้า-ออกของพนักงาน การหักภาษี และสวัสดิการต่างๆ โดยอัตโนมัติ ทำให้การจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้องและลดความผิดพลาดจากการคำนวณ
โปรแกรมบัญชี (Accounting Software): เน้นการบันทึกธุรกรรมการเงินทั้งหมดของธุรกิจ ตั้งแต่ รายรับ รายจ่าย การออกบิล การชำระเงินค่าสินค้าและบริการ รวมถึงการจัดการงานด้านเอกสารทางบัญชี การขาย จัดซื้อ สต็อกสินค้า ไปจนถึงบัญชีการเงิน และงานทางด้านภาษี สร้างรายงานการเงินเพื่อให้เจ้าของธุรกิจมีข้อมูลที่ชัดเจนในการตัดสินใจ

ธุรกิจของคุณต้องการโปรแกรมไหนก่อน

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง ที่มีพนักงานน้อย การเริ่มต้นด้วยโปรแกรมบัญชี (แบบออนไลน์) อาจเป็นสิ่งที่ควรทำก่อน เพราะจะช่วยให้จัดการการเงินและการบันทึกบัญชีได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้หากมีพนักงานไม่มาก อาจยังไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเงินเดือนเต็มรูปแบบ
สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจำนวนมาก เช่น ธุรกิจโรงงาน โรงแรม หรือบริษัทที่มีหลายสาขา โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน และช่วยในการเก็บข้อมูลการทำงานของพนักงานให้เป็นระบบ เพราะปัจจุบันโปรแกรมเงินเดือนส่วนใหญ่จะออกแบบมาเพื่อให้รองรับการทำงานแบบ Multi Company และ Multi Branches ให้สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้หลายบริษัทในระบบเดียว ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI แต่อย่างไรก็ตามหากเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ก็สามารถเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จบัญชีสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ได้

ประโยชน์ของการใช้โปรแกรมทั้งสองร่วมกัน

หากธุรกิจของคุณเติบโตและต้องการความเป็นระบบทั้งในด้านการเงินและการบริหารทรัพยากรบุคคล การใช้โปรแกรมทั้งสองร่วมกันจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การเชื่อมข้อมูลค่าใช้จ่ายเงินเดือนเข้ากับโปรแกรมบัญชี ทำให้สามารถรายงานการเงินและการจ่ายภาษีได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
หลายโปรแกรมเงินเดือนและโปรแกรมบัญชีในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้ ทำให้ลดความยุ่งยากในการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนและเพิ่มความถูกต้องในการบันทึกข้อมูล

ฟีเจอร์สำคัญที่ควรมองหา

โปรแกรมเงินเดือน: การคำนวณเงินเดือน ค่าแรง ภาษี ประกันสังคม ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ ทั้งการจัดการภาษีและสวัสดิการ การบันทึกเวลาเข้างาน การขาด ลา มาสาย การคิด OT รองรับการทำงานแบบกะงานปกติ และแบบ Flexible Time ได้ โปรแกรมเงินเดือนที่ดี ควรมีครบทุกฟังก์ชันการใช้งาน ครอบคลุมทุกเรื่องงาน HR
โปรแกรมบัญชี: การออกบิล การบันทึกรายรับ-รายจ่าย การติดตามสถานะการชำระเงิน และการสร้างงบการเงิน สามารถยื่นภาษีออนไลน์ ภงด.1,2,3,53, ภพ.30 ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว รองรับการทำงานบัญชี-ภาษีตามหลักสรรพากร และควรมีฟีเจอร์ที่สามารถรองรับการทำงานหลากหลายธุรกิจ

ก่อนจะมาเป็น “หนี้สูญ” ต้องผ่านการบันทึกบัญชีลูกหนี้มาก่อน ซึ่งเกิดจากการขายที่ให้เครดิตแก่ลูกหนี้ ที่เรียกกันทั่วไปคือการขายเชื่อ หรืออาจเป็นการขายผ่อนชำระ รวมถึงการรับชำระเป็นงวด ๆ ในลักษณะการเช่าซื้อหรือลีสซิ่ง นอกจากลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าแล้วอาจมีลูกหนี้ในลักษณะอื่น ๆ ทั้งนี้ กิจการที่มีลูกหนี้ย่อมมีสิทธิในการเรียกให้ลูกหนี้นั้นชำระเงินตามมูลหนี้ที่เกิดขึ้นตามที่ได้ตกลงกันไว้

โปรแกรมบัญชีสำหรับสำนักงานบัญชี นักบัญชี ที่ปรึกษาธุรกิจ ผู้สอบบัญชี ผู้รับทำบัญชีอิสระ สภาวิชาชีพบัญชี ผู้สอบบัญชี CPA ตอบสนองความต้องการทางด้านบัญชี ด้วยคุณสมบัติที่ทำให้สำนักงานบัญชีทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรแกรมทำบัญชีแบบไหนจะตอบโจทย์นักบัญชีมากที่สุด นั้น ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ และความต้องการใช้งานของนักบัญชีแต่ละคน โดยหลัก ๆ จะพิจารณาจากปัจจัยอะไรบ้าง

ภาษีเงินได้หมายถึงภาษีทั้งสิ้นที่กิจการต้องจ่ายทั้งภายในและภายนอกประเทศ ซึ่งเป็นภาษีเงินได้ที่คำนวณจากกำไร นอกจากนี้ภาษีเงินได้ยังรวมถึงภาษีประเภทอื่น เช่น ภาษีหักณ.ที่จ่ายของบริษัท บริษัทร่วม หรือกิจการร่วมค้าหักไว้จากการแบ่งปันส่วนทุนหรือกำไรให้กับกิจการ ในการดำเนินธุรกิจนั้น เมื่อมีกำไรธุรกิจจะต้องจ่ายภาษีเงินได้นิติบุคคลให้แก่รัฐบาล ซึ่งภาษีเงินได้ดังกล่าวนั้นถูกคำนวณขึ้นตามกฎหมายของภาษีอากร โดยใช้ระเบียบใช้แนวทางปฏิบัติของกรมสรรพากร ซึ่งกฎหมาย ระเบียบ หรือแนวปฏิบัตินั้นอาจแตกต่างจากวิธีการทางบัญชีของกิจการซึ่งได้กระทำตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป กำไรสุทธิที่คำนวณตามหลักการบัญชีจึงแตกต่างจากกำไรสุทธิตามหลักเกณฑ์ภาษีอากร จึงมีผลทำให้ภาษีเงินได้นิติบุคคลที่บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายตามหลักการบัญชีแตกต่างจากภาษีเงินได้นิติบุคคลซึ่งคำนวณจากกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีอากร จำนวนที่แตกต่างนั้นก็คือ ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชีนั่นเอง

เงินได้มาตรา 40(1) หัก ณ ที่จ่ายตามอัตราก้าวหน้า คือ การประมาณรายได้พนักงานทั้งปี แล้วหักด้วยค่าใช้จ่ายและค่าลดหย่อนเพื่อหาเงินได้สุทธินำส่งนำไปคำนวณภาษี นำเงินได้สุทธิมาคูณอัตราภาษีตามอัตราก้าวหน้า (0%-35%) เมื่อได้ยอดภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาที่จะต้องเสีย จึงนำมาหารเฉลี่ยตามงวดที่จ่าย

ต้นทุนแฝง (Hidden cost) ถือเป็นภัยเงียบของการทำธุรกิจเลยก็ว่าได้ หลายบริษัทไม่ได้ให้ความสำคัญ หรือมีแนวทางแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับต้นทุนแฝงที่จริงจังมากพอ รู้ตัวอีกทีก็ขาดทุนติดต่อกันหลายเดือนทีเดียว ในบทความนี้ Moneywecan จะพาผู้อ่านทุกท่าน ไปทำความรู้จักเกี่ยวกับต้นทุนแฝงกันให้มากขึ้นค่ะ

หลายคนอาจมีคำถามว่า บุคคลธรรมดาผู้มีเงินได้ก็ยื่นภาษีทุกปีอยู่แล้วทำไมต้องยื่นเสียภาษีครึ่งปีอีก? ซึ่งก็มีแค่บุคคลที่มีเงินได้บางประเภทเท่านั้นที่เข้าข่ายต้องเสียภาษีครึ่งปี โดยการเสียภาษีครึ่งปีนี้ถือเป็นการบรรเทาภาระภาษี เพราะหากไม่มีการยื่นแบบแสดงรายการ ภ.ง.ด. 94 หรือ ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี จะต้องยื่นแบบภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและชำระภาษีเป็นเงินจำนวนมาก โดยภาษีเงินได้ครึ่งปีที่จ่ายไป สามารถนำไปใช้หักออกจากภาษีประจำปีที่คำนวณได้ ตัวอย่างเช่น นายเอได้ยื่นแบบแสดงรายการและชำระภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปีไปแล้วจำนวน 6,000 บาท พอสิ้นปีนายเอคำนวณภาษีที่ต้องจ่ายเป็นจำนวน 9,000 บาท นายเอก็จ่ายภาษีเพิ่มแค่ 3,000 บาทเท่านั้น (9,000-6,000 บาท)

หน้าแรก

News

บทความบัญชี