เลือกใช้ โปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรมบัญชี ให้เหมาะกับธุรกิจคุณ
ในปัจจุบัน การบริหารจัดการทางด้านต่อการจัดการการเงินและด้านทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากในธุรกิจ และในยุคดิจิตอลนี้ ก็มี software มากมาย ที่เป็นตัวเลือกให้ธุรกิจได้ตัดสินใจเลือกใช้ เพราะแต่ละโปรแกรมก็มี Features แตกต่างกันออกไป หรือบางโปรแกรมก็สามารถทำให้ทั้งสองโปรแกรมนี้ทำงานร่วมกันได้ แล้วจะเลือก โปรแกรมเงินเดือน หรือ โปรแกรมบัญชี อย่างไรให้เหมาะสมธุรกิจของตัวคุณเองล่ะ? เรามาดูแนวทางกันดีกว่าค่ะ
เข้าใจหน้าที่ของโปรแกรมเงินเดือนและโปรแกรมบัญชี
- โปรแกรมเงินเดือน (Payroll Software): ใช้ในการจัดการและคำนวณเงินเดือนของพนักงาน รวมถึงการคำนวณค่าล่วงเวลา คำนวณวันลา คำนวณเวลาเข้า-ออกของพนักงาน การหักภาษี และสวัสดิการต่างๆ โดยอัตโนมัติ ทำให้การจ่ายเงินเดือนเป็นไปอย่างถูกต้องและลดความผิดพลาดจากการคำนวณ
- โปรแกรมบัญชี (Accounting Software): เน้นการบันทึกธุรกรรมการเงินทั้งหมดของธุรกิจ ตั้งแต่ รายรับ รายจ่าย การออกบิล การชำระเงินค่าสินค้าและบริการ รวมถึงการจัดการงานด้านเอกสารทางบัญชี การขาย จัดซื้อ สต็อกสินค้า ไปจนถึงบัญชีการเงิน และงานทางด้านภาษี สร้างรายงานการเงินเพื่อให้เจ้าของธุรกิจมีข้อมูลที่ชัดเจนในการตัดสินใจ
ธุรกิจของคุณต้องการโปรแกรมไหนก่อน
- สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง ที่มีพนักงานน้อย การเริ่มต้นด้วยโปรแกรมบัญชี (แบบออนไลน์) อาจเป็นสิ่งที่ควรทำก่อน เพราะจะช่วยให้จัดการการเงินและการบันทึกบัญชีได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้หากมีพนักงานไม่มาก อาจยังไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเงินเดือนเต็มรูปแบบ
- สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานจำนวนมาก เช่น ธุรกิจโรงงาน โรงแรม หรือบริษัทที่มีหลายสาขา โปรแกรมเงินเดือนจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือน และช่วยในการเก็บข้อมูลการทำงานของพนักงานให้เป็นระบบ เพราะปัจจุบันโปรแกรมเงินเดือนส่วนใหญ่จะออกแบบมาเพื่อให้รองรับการทำงานแบบ Multi Company และ Multi Branches ให้สามารถบริหารจัดการข้อมูลได้หลายบริษัทในระบบเดียว ยกตัวอย่างเช่น โปรแกรมเงินเดือน Prosoft HRMI แต่อย่างไรก็ตามหากเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ ก็สามารถเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จบัญชีสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed ได้
ประโยชน์ของการใช้โปรแกรมทั้งสองร่วมกัน
- หากธุรกิจของคุณเติบโตและต้องการความเป็นระบบทั้งในด้านการเงินและการบริหารทรัพยากรบุคคล การใช้โปรแกรมทั้งสองร่วมกันจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การเชื่อมข้อมูลค่าใช้จ่ายเงินเดือนเข้ากับโปรแกรมบัญชี ทำให้สามารถรายงานการเงินและการจ่ายภาษีได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
- หลายโปรแกรมเงินเดือนและโปรแกรมบัญชีในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้ ทำให้ลดความยุ่งยากในการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อนและเพิ่มความถูกต้องในการบันทึกข้อมูล
ฟีเจอร์สำคัญที่ควรมองหา
- โปรแกรมเงินเดือน: การคำนวณเงินเดือน ค่าแรง ภาษี ประกันสังคม ได้อย่างถูกต้อง แม่นยำ ทั้งการจัดการภาษีและสวัสดิการ การบันทึกเวลาเข้างาน การขาด ลา มาสาย การคิด OT รองรับการทำงานแบบกะงานปกติ และแบบ Flexible Time ได้ โปรแกรมเงินเดือนที่ดี ควรมีครบทุกฟังก์ชันการใช้งาน ครอบคลุมทุกเรื่องงาน HR
- โปรแกรมบัญชี: การออกบิล การบันทึกรายรับ-รายจ่าย การติดตามสถานะการชำระเงิน และการสร้างงบการเงิน สามารถยื่นภาษีออนไลน์ ภงด.1,2,3,53, ภพ.30 ได้อย่างสะดวก รวดเร็ว รองรับการทำงานบัญชี-ภาษีตามหลักสรรพากร และควรมีฟีเจอร์ที่สามารถรองรับการทำงานหลากหลายธุรกิจ
