การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง

การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือนและค่าแรง

1. การบันทึกประวัติของพนักงาน ได้กระทำโดยพนักงานที่มิได้ทำหน้าที่จ่ายเงิน ประวัติที่บันทึกเกี่ยวกับ

1.1 การว่าจ้างเริ่มเมื่อใด และสิ้นสุดเมื่อใด

1.2 อัตราการว่าจ้าง

1.3 การขาดงาน วันหยุด ป่วย ลากิจ

1.4 ลายเซ็นพนักงาน

2. ผู้ที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรงจะต้องไม่เกี่ยวข้องกับ

2.1 การตกลงว่าจ้าง

2.2 อนุมัติอัตราว่าจ้าง

2.3 การบันทึกเวลา

2.4 การบันทึกต้นทุน

2.5 การจ่ายเงิน

3. มีการตรวจสอบเวลาการทำงานของพนักงาน

4. เงินเดือนและค่าแรงมีการกระจายไปให้งานต่างๆ แต่ละงาน หรือแผนกต่างๆ แต่ละแผนก

5. รายละเอียดค่าแรงและเงินเดือน ได้มีการอนุมัติโดยแผนกบุคคลและผู้จัดการของแต่ละฝ่ายก่อนจะนำมาเขียนเช็คสั่งจ่าย

6. ทุกรายการในสมุดจ่ายเงินเดือนและค่าแรง ต้องเขียนด้วยหมึกและตัวเลขชัดเจน

7. เช็คที่เบิกจะต้องแสดงรายละเอียดจำนวนเงินสุทธิที่จะจ่ายให้พนักงาน

8. จะต้องมีการตรวจรายการเงินเดือนและค่าแรงเป็นประจำ โดยบุคคลที่ไม่ใช่ผู้ทำบัญชี เงินเดือนและค่าแรงและผู้จ่ายเงิน

9. จะต้องมีการอนุมัติโดยคณะกรรมการของบริษัทหรือเจ้าของกิจการ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงอัตราการจ่ายเงิน

10. การเตรียมเช็คเพื่อจ่าย

10.1 ทำโดยแผนกการเงิน และทำตามใบสำคัญสั่งจ่ายที่มีการอนุมัติแล้ว

10.2 เงินจะต้องเก็บเข้าซองไว้ และมีใบปะหน้าซองบอกจำนวนเงินและชื่อผู้รับไว้หน้าซอง หากจ่ายโดยการโอนอัตโนมัติผ่านระบบธนาคารจะต้องตรวจสอบชื่อและเลขที่บัญชีของพนักงานแต่ละคนให้ถูกต้องตรงกัน

11. การจ่ายเงิน

11.1 การจ่ายเงินกระทำโดยเจ้าหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำสมุดจ่ายค่าแรงและเงินเดือน

11.2 จ่ายเงินให้กับบุคคลที่แน่ใจว่าเป็นบุคคลที่จะต้องจ่าย ถ้าไม่แน่ใจให้ตรวจบัตรประจำตัว

11.3 มีการนำหลักฐานเวลาปฏิบัติงาน และลายเซ็นผู้ปฏิบัติงานที่ให้ไว้มาตรวจบัตรรายละเอียดการรับเงิน และลายเซ็นการรับเงินอีกครั้ง หลังจากจ่ายเงิน

11.4 ผู้ทำหน้าที่การจ่ายเงินจะต้องมีการหมุนเวียนเปลี่ยนหน้าที่ในเวลาอันสมควร

12. หากกิจการมีซองเงินเดือนที่ไม่มีผู้มารับในเวลาอันสมควรจะต้องมีการควบคุมดังนี้

12.1 เจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่จ่าย จะต้องทำหลักฐานบันทึกจำนวนที่ไม่มีผู้มารับทันทีและส่งมอบผู้รักษาเงิน และรับหลักฐานการรับเงินไว้

12.2 ผู้รักษาเงินที่ยังไม่มีผู้มารับ จะต้องเป็นคนละคนกับผู้ทำสมุดจ่ายเงินเดือน และค่าแรง ผู้รับเงินของกิจการ ผู้รักษาเงินรองจ่าย หรือเงินอื่นๆ

12.3 จะต้องมีการระวังการจ่ายเงิน เมื่อมีผู้รับเงินในวันต่อๆ มา โดยแน่ใจว่าเป็นบุคคลควรจะได้รับจริง

12.4 ต้องมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบโดยเฉพาะเกี่ยวกับเงินที่ไม่มีผู้มารับ

13. ในการทำงานล่วงเวลา

13.1 มีการอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่าย หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

13.2 มีการจดเวลาและตรวจสอบโดยหัวหน้างาน

13.3 การคิดอัตราค่าล่วงเวลาถูกต้องตาม พ.ร.บ. แรงงาน

13.4 มีการตรวจสอบการคำนวณค่าล่วงเวลาก่อนที่จะมีการจ่ายโดยผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงิน



ทความโดย : www.jarataccountingandlaw.com
 499
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

เจ้าของกิจการย่อมต้องทราบดีว่านิติบุคคลมีหน้าที่ต้องยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลปีละ 2 ครั้ง คือ รอบครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และรอบสิ้นปี (ภ.ง.ด. 50)  ยกเว้นเฉพาะนิติบุคคลจะไม่ต้องยื่นภาษีเงินได้รอบครึ่งปีก็ต่อเมื่อเริ่มประกอบกิจการเป็นปีแรก หรือ ยกเลิกกิจการ ซึ่งทำให้มีรอบระยะเวลาบัญชีไม่ครบ 12 เดือน
ค่าแรงงาน หมายถึง ค่าจ้าง (Wages) และเงินเดือน (Salaries) ที่กิจการจ่ายให้แก่ลูกจ้าง ในการจ่ายค่าจ้างอาจจ่ายเป็นรายชั่วโมง (Hourly) รายวัน (Daily) หรือตามหน่วยที่ผลิตได้ (Piecework) ส่วนเงินเดือนมักจะจ่ายเดือนละครั้ง
ช่วงหลังนี้เราจะเห็นว่านักธุรกิจรุ่นใหม่ไฟแรงเกิดขึ้นมามากมายพร้อมไอเดียที่พรั่งพรู ที่ทำให้เกิดเทรนด์และกระแสการใช้ผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เกิดขึ้น หลายคนประสบความสำเร็จมากจนทำให้สินค้าและบริการขายดีเทน้ำเทท่า แต่ก็ไม่วายที่อยู่ๆ  ธุรกิจที่สร้างขึ้นจะเจ๊งไปต่อหน้าต่อตาได้ มาดูกันว่าสิ่งที่เราต้องรู้ในการทำธุรกิจนั้นมีอะไรบ้างก่อนที่เราจะขายดีจนเจ๊ง
ชื่อว่านักบัญชีก็คือผู้ที่มีคุณสมบัติเฉพาะตามข้อกำหนดของหน่วยงานควบคุมการประกอบอาชีพทางด้านวิชาบัญชี นักบัญชี ก็ไม่ใช่นักกฎหมาย แต่การทำงานทั้งหมดมีกฎหมายกำกับทั้งสิ้น เคยมีคำกล่าวของท่านผู้รู้ในอดีตกล่าวเปรียบเทียบระหว่างนักกฎหมายกับนักบัญชีไว้ว่า

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์