การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี

การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านบัญชี


บัญชีที่ทำกันโดยทั่วไป ได้แก่ บัญชีเงินเดือน (payroll) การออกใบกำกับภาษีสินค้า (invoice) บัญชีลูกหนี้ (account receivable) การรับเงิน (cash receipts) บัญชีเจ้าหนี้ (account payable) การพิมพ์เช็คและหักบัญชี (check writing and reconciliation) เป็นต้น


การทำบัญชีเงินเดือนนั้น เดิมมักจะเป็นงานที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นงานแรกของธุรกิจต่างๆ เพราะจะได้ทดลองการใช้คอมพิวเตอร์ โดยไม่มีผลกระทบกระเทือนแต่อย่างใดกับลูกค้า เมื่อพนักงานคุ้นเคย และยอมรับการใช้คอมพิวเตอร์ จึงค่อยขยายงานไปด้านอื่นๆ ขั้นตอนแรกของการทำบัญชีเงินเดือนก็คือ การจัดทำแฟ้มข้อมูลหลักว่า มีใครเป็นพนักงานบ้าง อยู่ที่ใด อัตราเงินเดือนเท่าใด หักภาษีและอื่น ๆ เท่าใด ต่อจากนั้นทุกงวดจะต้องแจ้งให้คอมพิวเตอร์ทราบว่า มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ เช่น ผู้ใดเข้าหรือออก ผู้ใดทำงานนอกเวลา และผู้ใดลาหยุดเกินกำหนดจนต้องหักเงินเดือน แล้วคอมพิวเตอร์ก็จะคำนวณเงินเดือน เงินหักต่างๆ แล้วพิมพ์รายการ พิมพ์เช็ค และพิมพ์รายงานสรุปต่างๆ ได้

ตัวอย่างการทำบัญชีเงินเดือนที่ควรใช้คอมพิวเตอร์อย่างชัดเจนในเมืองไทยมีหลายแห่งเช่น ที่โรงงานยาสูบ และองค์การขนส่งมวลชน ซึ่งมีพนักงานหลายพันคน มีรายการทำงานนอกเวลามากมายหลายอย่าง มีการลาหยุด และการจ้างรายวันพิเศษ ซึ่งทำให้ต้องคำนวณใหม่ทุกครั้ง และต้องคำนวณให้เสร็จในเวลาจำกัด เพียงไม่กี่วันหลังจากที่ได้รายละเอียดแต่ละครั้ง ถ้าทำด้วยมือก็จะต้องใช้พนักงานจำนวนมากมาย และมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย และยังอาจทำไม่ได้ทันเวลา ซึ่งถ้าจ่ายค่าจ้างงวดใดไม่ทัน พนักงานก็จะไม่ยอมทำงานงวดต่อไป เกิดความเสียหายได้มากมาย

ในการค้าขายนั้น อาจถือได้ว่า ใบกำกับสินค้าเป็นเอกสารที่สำคัญที่สุด การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าช่วยให้การทำงานด้านนี้สะดวก ถูกต้อง สิ้นเปลืองเวลาและพนักงานน้อยลง แฟ้มข้อมูลหลักที่ทำขึ้น เพื่อใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ก็อาจนำไปใช้ในการวิเคราะห์ลูกค้า วิเคราะห์สินค้า วิเคราะห์การขาย และวิเคราะห์ตลาดต่อไป การวิเคราะห์ต่างๆ ดังกล่าวมีประโยชน์มาก แต่ถ้าไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักอยู่ก่อนแล้ว ก็มักไม่มีใครทำการวิเคราะห์เรื่องเหล่านั้น เพราะจะต้องใช้พนักงาน และเวลามากมาย ใบกำกับสินค้าซึ่งพิมพ์ด้วยระบบคอมพิวเตอร์

ข้อมูลที่จะใช้ในการทำใบกำกับสินค้า ต้องระบุว่า ส่งสินค้าอะไร ไปให้ลูกค้ารายใด เป็นจำนวนเท่าใด นอกจากนี้อาจมีรายการขอเบิกวงเงิน ขอเปลี่ยนชื่อและที่อยู่อีกด้วย การทำบัญชีเงินเดือนก็เช่นเดียวกัน การทำใบกำกับสินค้าจะต้องมีการตรวจข้อมูลอย่างละเอียดถี่ถ้วน โดยใช้คอมพิวเตอร์ตรวจข้อมูลที่เป็นตัวอักษร เช่น ชื่อ ว่าเป็นตัวอักษรจริงหรือไม่ ข้อมูลที่จะต้องเป็นตัวเลข เช่น จำนวนเงิน เป็นตัวเลขจริงหรือไม่ ราคาที่ระบุเป็นราคาที่ตกลงกำหนดกันไว้หรือไม่ อยู่ในช่วงที่ตกลงกันหรือไม่ อย่างไร ถ้าให้ทำการจัดส่งสินค้าด้วยคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ต้นแล้ว การใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้าก็จะง่ายขึ้น เพราะไม่ต้องตรวจข้อมูลที่ให้ตรวจไว้แล้ว ตั้งแต่ตอนจัดส่งสินค้า

ประโยชน์ของการใช้คอมพิวเตอร์ทำใบกำกับสินค้า นอกจากจะได้ใบกำกับสินค้าที่ถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ยังได้รายงานต่างๆ เช่น รายงานการขายในราคาที่แตกต่างไปจากที่ตกลงกันไว้อีกด้วย รายงานดังกล่าวนั้น อาจจะนำมาใช้ควบคุมตักเตือนพนักงานขาย ซึ่งลดราคามากเกินไป จนทำให้ได้กำไนน้อย หรือขาดทุน

การทำบัญชีลูกหนี้ จะทำให้หน่วยงานธุรกิจได้ทราบว่า ในงวดใดมีลูกหนี้มากน้อยเท่าใด ผู้ใดค้างจ่ายมากแล้วเท่าใด ได้ทราบสถานะของธุรกิจว่า มีเงินพอใช้จ่ายหรือไม่ จะต้องไปกู้ยืมมาใช้ในงวดหรือไม่ ถ้าลูกหนี้รายใดค้างจ่ายนาน ก็จะได้จัดการติดตามทวงถามก่อนที่จะสายเกินไป



ทความโดย : kanchanapisek.or.th
 1006
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

ปัจจุบันนี้ผู้คนจำนวนมากเลือกหันหลังให้กับการทำงานเป็นมนุษย์เงินเดือนหรือมนุษย์ออฟฟิศแล้วเปลี่ยนมาทำธุรกิจจดทะเบียนบริษัทเป็นของตัวเองเพราะต้องการเป็นนายตัวเองและอยากมีรายได้เพิ่มขึ้นจากการเป็นเจ้าของธุรกิจ จึงจะเห็นว่าเจ้าของธุรกิจหลายคนไม่ได้เป็นคนที่มีความรู้พื้นฐานในการทำธุรกิจตั้งแต่แรก แต่หันมาเริ่มต้นตั้งใจและให้ความสนใจพร้อมกับมุ่งมั่นในการหาความรู้เพื่อสร้างธุรกิจของตนเองจนเรียกได้ว่าวันนี้มีธุรกิจ Start up มากมายที่มีแนวโน้มจะก้าวทันรายใหญ่ อย่างไรก็ตามในการทำธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งไม่เพียงอาศัยความรู้หรือวางแผนบริหารจัดการองค์กร วางแผนการโฆษณาหรือสร้างแบรนด์เพื่อแจ้งเกิดให้กับบริษัทหรือเพื่อเพิ่มรายได้ผลกำไรเท่านั้น ยังมีเรื่องสำคัญอย่างการจดทะเบียนธุรกิจและอีกเรื่องหนึ่งที่คนทำธุรกิจไม่สามารถมองข้ามไปได้เพราะนับว่าเป็นผลต่อการทำธุรกิจในระยะยาว กล่าวคือต้องรู้เพื่อไม่ให้พลาดและเป็นการทำตามกฎหมายที่ได้กำหนดนั่นคือการยื่นหนังสือบริคณห์สนธิ เอกสารสำคัญที่แสดงให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ในการก่อตั้งบริษัทหรือธุรกิจนั้น ๆ ทั้งนี้ยังถือว่าเป็นการสร้างความไว้วางใจให้กับคู่ค้าหรือสร้างความน่าเชื่อถือได้อีกระดับ มาดูกันว่า“หนังสือบริคณห์สนธิ”คืออะไรมาทำความเข้าใจง่าย ๆ ในบทความนี้กันได้เลย
การยื่นภาษีและภาษีที่ต้องเสียแต่ละประเภท เมื่อเกิดความล่าช้าหรือเกินกำหนด จะมี "เบี้ยปรับ" และ "เงินเพิ่ม" แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังมีค่าปรับทางอาญาด้วย โดยสามารถอธิบายเจาะลึกได้ดังนี้
ตัวเลขหรือรหัสที่ใช้ในการจัดหมวดหมู่ผังบัญชีขององค์กร ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดการและควบคุมทางบัญชี โดยรหัสบัญชีนี้จะถูกนำมาใช้ในกระบวนการบันทึกบัญชีและการจัดทำรายงานทางการเงิน หรือที่เรียกว่า ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger) เพื่อให้การบันทึกและการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินเป็นระเบียบช่วยให้สามารถตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้อย่างเป็นระบบ และสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้อย่างถูกต้อง
แฟ้มเอกสารทางบัญชี คือ แฟ้มสำหรับเก็บเอกสารสำคัญเกี่ยวข้องกับงานบัญชี ซึ่งมีความจำเป็นต่อกิจการเป็นอย่างมาก นักบัญชีมักจะต้องข้องเกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้อยู่เสมอ
เทศกาลปีใหม่ที่ผ่านไปนั้น เป็นธรรมเนียมปฏิบัติที่บริษัทห้างร้านหลายแห่ง และถือเป็นส่วนใหญ่ที่ต่างก็มีการจัดงานสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้แก่พนักงานลูกจ้าง มีทั้งการจัดเลี้ยงอาหาร และจับรางวัล แจกของขวัญซึ่งก็เป็นปกติทั่วไปที่ต้องมีคนโชคดีมากที่ได้รับรางวัลใหญ่และก็ต้องมีคนโชคดีน้อยที่ก็จะได้รับรางวัลน้อยกลับบ้านต่าง ๆ กันไป ในที่นี้มีประเด็นที่เป็นสาระสำคัญมากล่าวถึงกับในเรื่องของการแจกของขวัญให้แก่พนักงานลูกจ้างว่า สำหรับการจัดงานปีใหม่ให้แก่พนักงาน ในกรณีที่นายจ้างได้เขียนระเบียบเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงานระบุไว้แล้วนั้นจะมีประเด็นภาษีที่เกี่ยวข้องอะไรบ้าง เพื่อเป็นแนวทางสำหรับการบันทึกบัญชีให้สามารถนำส่งภาษีได้ถูกต้องและครบถ้วนต่อไป ดังนี้
 ใครที่เป็นนักบัญชีคงรู้ว่า ในหน้าที่การงานที่เกี่ยวกับบัญชีที่ตนรับผิดชอบอยู่นั้นจะพบว่าต้องเกี่ยวข้องกับกฎหมายหลายๆฉบับอย่างไม่น่าเชื่อ ที่ใกล้ตัวที่สุดน่าจะเป็น (๑) ประมวลรัษฎากร กฎหมายเกี่ยวกับภาษีอากร ตามมาด้วย (๒) ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ โดยเฉพาะในบรรพ 3 ในหมวดว่าด้วย “บริษัท” (๓) พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (๔) พระราชบัญญัติวิชาชีพบัญชี พ.ศ. 2547 (๕) พระราชบัญญัติประกันสังคม และ (๖) พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ที่เรียกกันสั้นๆว่ากฎหมายแรงงาน)

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์