เงินสดย่อยกับเงินกู้ยืมกรรมการมีความคล้ายกันตรงที่เป็นเงินของกิจการที่คนในกิจการต้องการนำเงินไปใช้จ่ายต่างๆ เหมือนกันทั้งคู่ แต่หากกิจการเกิดมีบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการขึ้นมาจะไม่เป็นผลดีต่อกิจการ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น แล้วคนที่เพิ่งเริ่มต้นกิจการใหม่ๆ จะหลีกเลี่ยงอย่างไรได้บ้าง ในบทความนี้จะขอเปรียบเทียบหน้าที่ของเงินทางบัญชีทั้งสองแบบนี้ว่าต่างกันอย่างไร
เงินสดย่อย คืออะไร
เงินสดย่อย คือเงินของกิจการส่วนหนึ่งที่กำหนดไว้ให้พนักงานขอเบิกไปเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ ในกิจกรรมประจำวันได้ เช่น ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ ค่าถ่ายเอกสาร พิมพ์งาน ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าเดินทางไปบริษัทลูกค้า ค่าพิซซ่าเลี้ยงน้องๆ ในออฟฟิศ หรือค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ไม่จำเป็นต้องรอให้เจ้านายมาเช็นเช็คอนุมัติจ่าย พนักงานสามารถใช้เงินสดย่อยแทนได้เลย โดยมาขอทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการ
ทำบัญชีเงินสดย่อยอย่างไร
เจ้าของกิจการลองประเมินดูว่ามีค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด หรือทำกิจกรรมต่อเดือนเยอะมากน้อยแค่ไหน หรือประเมินตามขนาดของกิจการก็ได้ หากเป็น SMEs หรือกิจการขนาดเล็กก็อาจจะกำหนดวงเงินสดย่อยไว้ที่ 5,000, 10,000, 15,000 บาท ต่อสัปดาห์หรือต่อเดือน เป็นต้น
เงินสดย่อยมีผลต่อกิจการอย่างไร
- ช่วยลดภาระหน้าที่เล็กๆ น้อยๆ ของเจ้าของกิจการออกไป ไม่ต้องมาเซ็นเช็คหรืออนุมัติเอกสารทุกเรื่อง แต่แบ่งงานไปให้พนักงานบัญชีช่วยรับผิดชอบเงินของกิจการ และทำให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจยังไม่มีพนักงานบัญชีก็ต้องถือเงินสดย่อยไว้เอง
- ช่วยให้กิจการไม่ต้องพกเงินสดไว้จำนวนมากๆ
- ป้องกันปัญหาเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วนเอาเงินกิจการไปใช้ส่วนตัว
- ช่วยแยกหน้าที่ของเงินอย่างชัดเจน
เงินกู้ยืมกรรมการคืออะไร
เงินกู้ยืมกรรมการ สามารถเกิดได้ 2 วิธีหลักๆ คือ เป็นเงินของกิจการที่ให้เจ้าของกิจการยืม หรือเป็นเงินของเจ้าของกิจการเอามาให้กิจการกู้ แต่ส่วนใหญ่แล้วพบว่า เจ้าของกิจการมีการเบิก ยืม หรือนำเงินไปใช้ โดยไม่รู้ว่าเอาไปทำอะไร เพราะไม่ได้นำเอกสารหลักฐานการใช้เงินกลับมาด้วย ต่างจากเงินสดย่อยที่มีวัตถุประสงค์ชัดเจนว่ามีไว้ทำอะไร และมีหลักฐานการขอเบิกไปใช้จริง
ทำไมถึงเกิดบัญชีเงินกู้ยืมกรรมการ
มีหลายกรณีเช่น
- ตอนจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล ไม่ได้จดทะเบียนด้วยเงินทุนที่มีอยู่จริง เช่น มีเงินทุนเพียง 250,000 บาท แต่ขอจดทะเบียนด้วยทุน 1,000,000 บาท ตามที่นิยมจดกัน ทำให้เจ้าของกิจการมีสถานะติดหนี้กิจการ 750,000 บาท ในบัญชีของกิจการ (มูลค่าต่อหุ้นขั้นต่ำที่จดทะเบียนตามกฎหมายเท่ากับ 5 บาท)
- เจ้าของกิจการต้องการนำเงินมาใช้ส่วนตัว จึงนำเงินของกิจการออกมาใช้โดยไม่มีเอกสารและหลักฐานว่าเอาไปใช้ทำอะไร
- กิจการขาดเงินทุนหมุนเวียน จึงกู้ยืมเงินของเจ้าของกิจการมาใช้
- มีรายได้มากแต่เลี่ยงการลงบัญชีรายได้ของกิจการ เพื่อให้เสียภาษีน้อยลง
- เป็นรายการปรับปรุงทางบัญชีให้สมดุล
เงินกิจการที่หายไปโดยไม่มีเอกสารยืนยันว่าเอาไปทำอะไร ทางกฎหมายจะถือว่าเป็นการกู้ยืมเงิน โดยที่เจ้าของกิจการเป็นคนบริหารงานกิจการ ก็ต้องมีหน้าที่นำเงินมาคืนกิจการ และต้องจ่ายดอกเบี้ยด้วย โดยอัตราดอกเบี้ยให้ดูจากแหล่งที่มาของเงินกิจการนั้น หากเงินกิจการไม่ได้มาจากเงินกู้ ให้คิดตามดอกเบี้ยเงินฝากประจำ หากเงินนั้นมาจากการกู้ ให้คิดตามอัตราดอกเบี้ยเงินกู้ เมื่อเจ้าของกิจการทำการจ่ายดอกเบี้ยแล้ว จะทำให้กิจการมีรายได้จากดอกเบี้ย ก็จะต้องนำเงินส่วนนี้ไปยื่นเสียภาษีธุรกิจเฉพาะอีก โดยมีอัตราอยู่ที่ 3.3% ของยอดดอกเบี้ย ดังนั้นเงินกู้ยืมกรรมการจึงไม่ได้ส่งผลดีต่อกิจการ เพราะไม่ได้จัดการระเบียบทางการเงินให้เรียบร้อยตั้งแต่แรก
เอาเงินกิจการไปใช้อย่างไรให้ถูกต้อง
- จดทะเบียนบริษัท ด้วยเงินทุนตามจริงที่มี ไม่ใช่ทุนยอดนิยม 1,000,000 บาท
- ต้องแยกเงินส่วนตัวกับเงินกิจการออกจากกันอย่างชัดเจน เงินสำหรับกิจการให้เปิดบัญชีธนาคารในนามกิจการ ไม่ใช่ในนามของเจ้าของกิจการ
- เมื่อมีค่าใช้จ่ายของกิจการ ก็ควรจะจ่ายจากบัญชีธนาคารของกิจการ หรือเงินสดย่อย แทนที่จะจ่ายจากเงินส่วนตัวของเจ้าของกิจการ
- ไม่แนะนำให้เจ้าของกิจการถอนเงินตามอัธยาศัยโดยไม่มีที่มาที่ไป หากกิจการมีรายได้มากและอยากนำเงินไปใช้ กระบวนการที่ถูกต้องคือ ทำให้เป็นรายได้ของตัวเอง โดยการจ่ายเป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือค่าตอบแทน ที่มีเอกสารรับรอง
- หากเจ้าของกิจการหรือหุ้นส่วนมีการนำเงินส่วนตัวมาให้ยืมเพื่อใช้เป็นทุนหมุนเวียนในกิจการควรทำหลักฐานที่สามารถตรวจสอบได้จริงขึ้น เช่น หนังสือสัญญาระบุยอดเงินในการกู้ยืม ระบุรายการดอกเบี้ยเงินกู้ที่ต้องชำระให้ครบถ้วน
ที่มา : เกร็ดความรู้กับธรรมนิติ
