มาทำความรู้จักกับใบสั่งขาย (Sale Order)

ใบสั่งขาย (Sale Order)

หมายถึง การบันทึกรายการสั่งขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้า เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน หรือวงเงินเครดิต เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว ระบบจะเข้าไปจองสินค้าให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนการสั่งซื้อหรือผลิตต่อไป

ใบสั่งขายจัดทําขึ้นเพื่ออะไร

การจัดทำใบสั่งขายเกิดขึ้นเมื่อทางบริษัทผู้ขายได้ทำเสนอราคาไปให้ลูกค้าโดยการเปิดใบเสนอราคา (ใบ Quotation) เมื่อลูกค้าสนใจในสินค้า จึงได้ได้จัดทำใบสั่งซื้อ (ใบ Purchase Order) ให้กับทางบริษัท อาจมีการลงลายเซ็นเพื่อความแน่นอน

บริษัทที่ขายสินค้าอาจต้องการความแน่นอน จะได้ทำการ เปิดใบสั่งขาย (ใบ Sale Order) ที่จัดทำโดย บริษัทของตัวเอง เพื่อส่งให้ลูกค้ายืนยัน และเมื่อลูกค้าได้รับใบสั่งขาย ได้ทำการลงลายเซ็นแล้วส่งกลับมายังบริษัทผู้ขาย ฝ่ายประสานงานขายก็จะนำเอกสารใบสั่งขายไปเปิดเป็นใบกำกับภาษี(Invoice) ซึ่งสามารถนำไปเปิด ได้ 2 รูปแบบ คือ 1.จ่ายชำระบางส่วน 2.จ่ายชำระแบบเต็มจำนวน เป็นต้น

ประโยชน์ของใบสั่งขาย

1. เพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อสินค้าที่แน่นอน
2. เพื่อลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อสินค้า
3. ทบทวนรายละเอียดของสินค้าที่ได้สั่งซื้อในใบเสนอราคา (ใบ Purchase Order)
4. บ่งบอกถึงความต้องการในสินค้าที่บริษัทเรามี
5. ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงเอกสารกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายได้ เช่น ใบสั่งซื้อ (ใบ Purchase Order) ใบกับกับภาษี (Invoice) เป็นต้น

คุณลักษณะของใบสั่งขาย

1. สามารถระบุวันที่จัดส่งสินค้าในสินค้าแต่ละรายการเพื่อนำไปจัดทำแผนการจัดส่งสินค้าได้
2. สามารถอ้างอิงใบสั่งขายไปบันทึกเอกสาร Invoice ได้ และใบส่งสินค้า
3. สามารถระบุสัญญาซื้อขายในใบสั่งขายได้ เพื่อให้ระบบทำการปรับปรุงข้อมูล Released Order ในสัญญาซื้อขาย
4. สามารถตั้งค่าให้ระบบบันทึก Invoice โดยอัตโนมัติเมื่อมีการบันทึกสั่งขายได้
5. ในกรณีที่สั่งซื้อสินค้าที่ไม่มีใน Stock หรือในกรณีที่สินค้าใน Stock ไม่พอขาย

เยี่ยมชม >>> ตัวอย่างแบบฟอร์มใบสั่งขาย (Sale Order) ในโปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed

จากตัวอย่างของแบบฟอร์มใบสั่งขาย (Sale Order) โปรแกรมบัญชี Prosoft WINSpeed จะเห็นได้ว่ารูปแบบฟอร์มจะแสดงรายละเอียดทั้งข้อมูลผู้ขาย, ข้อมูลผู้ซื้อ, เลขที่เอกสาร, วันที่เอกสาร, เงื่อนไขการสั่งขาย, รายละเอียดรายการสินค้า, จำนวนเงินรวม, ภาษีขาย, ลายเซ็น และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องไว้อย่างชัดเจน โดยมีคุณสมบัติที่สามารถอ้างอิงเอกสารจากหน้าจอใบสั่งจอง, รองรับส่วนลดการค้า ได้ทั้ง 2 วิธี คือ ส่วนลดตามสินค้า และ ส่วนลดท้ายบิล นอกจากนี้ยัง สามารถบันทึกส่วนลดได้ 2 รูปแบบ คือ จำนวนเงิน (บาท) และ เปอร์เซ็นต์ (%), สามารถบันทึกใบสั่งขายระบุแผนก และ Job ได้ และมีรายงานรองรับ เป็นต้น