หมายถึง การบันทึกรายการสั่งขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้า เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน หรือวงเงินเครดิต เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว ระบบจะเข้าไปจองสินค้าให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนการสั่งซื้อหรือผลิตต่อไป
การจัดทำใบสั่งขายเกิดขึ้นเมื่อทางบริษัทผู้ขายได้ทำเสนอราคาไปให้ลูกค้าโดยการเปิดใบเสนอราคา (ใบ Quotation) เมื่อลูกค้าสนใจในสินค้า จึงได้ได้จัดทำใบสั่งซื้อ (ใบ Purchase Order) ให้กับทางบริษัท อาจมีการลงลายเซ็นเพื่อความแน่นอน
บริษัทที่ขายสินค้าอาจต้องการความแน่นอน จะได้ทำการ เปิดใบสั่งขาย (ใบ Sale Order) ที่จัดทำโดย บริษัทของตัวเอง เพื่อส่งให้ลูกค้ายืนยัน และเมื่อลูกค้าได้รับใบสั่งขาย ได้ทำการลงลายเซ็นแล้วส่งกลับมายังบริษัทผู้ขาย ฝ่ายประสานงานขายก็จะนำเอกสารใบสั่งขายไปเปิดเป็นใบกำกับภาษี(Invoice) ซึ่งสามารถนำไปเปิด ได้ 2 รูปแบบ คือ 1.จ่ายชำระบางส่วน 2.จ่ายชำระแบบเต็มจำนวน เป็นต้น
ที่มา : www.prosofterp.com, www.pangpond.com
