เลือกโปรแกรมบัญชีอย่างไรดี

เลือกโปรแกรมบัญชีอย่างไรดี


สิ่งสำคัญต่อไปที่ต้องทำในการจัดระบบบัญชีเพื่อการจัดการ คือการเลือกหาโปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับธุรกิจของเรามาใช้ เพื่อความมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประหยัดคนและประหยัดเวลา การเลือกโปรแกรมบัญชี ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วยเพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจพอซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิดความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือจนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการเลือกโปรแกรมบัญชีมีดังนี้
 

      1. งบประมาณ ก่อนที่จะเริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชี ท่านต้องจัดสรรงบประมาณไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าใช้จ่ายฮาร์ดแวร์ (Hardware) Server & Client , ค่าใช้จ่ายซื้อลิขสิทธิ์ฐานข้อมูล SQL, โปรแกรมที่ใช้เขียนรายงาน ฯลฯ

      2. พิจารณาคุณสมบัติของโปรแกรมบัญชี สามารถรองรับกระบวนการทำงาน (Business Process) ของธุรกิจได้มากกว่า 70-80% โปรแกรมบัญชีในตลาดนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไปทั้งลักษณะการใช้งานและราคา การที่จะเลือกซื้อโปรแกรมบัญชีท่านจะต้องสำรวจความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน (User) และผู้บริหาร (Management Team) โดยเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ต้องการ ท่านควรพิจารณาว่าโปรแกรมบัญชีมีความยืดหยุ่นต่อการทำงานมากน้อยเพียงใด? ผู้ปฏิบัติงานสามารถปรับเปลี่ยนได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมเมอร์ เช่น การเขียนรายงานต่างๆ หลุมดำของโปรแกรมบัญชี (Bug) เป็นธรรมดาที่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อาจจะมีหลุมดำหรือ Bug ซึ่งจะก่อให้เกิดการหยุดชะงักในการประมวลผลหรือที่เรียกว่า Error เพื่อความปลอดภัย โปรดสอบถามผู้ขาย ว่าโปรแกรมนั้นมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย? พัฒนาโปรแกรมมาแล้วกี่ปี? การเลือกโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดจะปลอดภัยกว่า อีกทางหนึ่งคือเลือกโปรแกรมที่พัฒนาจากบริษัทที่มีชื่อเสียงหรือมีประสบการณ์ทางด้านบัญชี อีกประการหนึ่งโปรแกรมบัญชีที่ดีจะต้องมีเครื่องมือจัดการฐานข้อมูล เช่น ไฟดับในระหว่างกำลังสั่งประมวลผลข้อมูล โปรแกรมบัญชีที่ดีควรมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ (Backup) เพื่อช่วยกู้ข้อมูลกลับมาได้ทันที
 
      3. พิจารณาคุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม (Software House) สิ่งที่สำคัญพอๆ กันกับการเลือกโปรแกรมก็คือคุณต้องให้ความสำคัญในการพิจารณาผู้ที่จำหน่ายโปรแกรมบัญชี  เช่น ทีมบริการหลังการขาย ท่านจะต้องเลือกผู้ที่มีความรู้ในโปรแกรมนั้นเป็นอย่างดี และสามารถให้คำปรึกษาในการใช้งานได้จริง ท่านสามารถตรวจสอบได้ด้วยการสอบถามประสบการณ์จากผู้ที่ใช้โปรแกรมอย่างน้อย 3 ราย ขอรายชื่อลูกค้าอ้างอิงเพื่อสอบถามผู้ที่ใช้งานจริงว่ามีการใช้งานเป็นอย่างไร?  มีความพอใจกับโปรแกรมนั้นหรือไม่? บริการหลังการขายของผู้ขายเป็นอย่างไร?และมีปัญหาใดที่เกิดขึ้นจากการใช้หรือไม่?



 1294
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

การปิดบัญชี คือ การทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริง บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกปิดยอดคงเหลือ โอนไปบัญชีกำไรขาดทุน และยอดคงเหลือของบัญชีกำไรขาดทุนจะโอนไปยังบัญชีทุนพร้อมๆ กับยอดคงเหลือของบัญชี ถอนใช้ส่วนตัว  กิจการสามารถพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทได้โดยการทำงบทดลอง หลังปิดบัญชี
เมื่อธุรกิจขาดทุน สำหรับบุคคลธรรมดาจะต้องเสียภาษีขั้นต่ำอัตรา 0.5% ของเงินได้ ถ้าภาษีที่คำนวนได้ไม่ถึง 5,000 บาท ได้รับยกเว้นภาษีและผลขาดทุนสะสมไม่สามารถยกไปหักกับเงินได้ในปีถัดไป แต่สำหรับนิติบุคคลเมื่อขาดทุนจะไม่เสียภาษีและผลขาดทุนสามารถนำไปหักจากกำไรในปีอื่นได้ไม่เกิน 5 ปี
ใบสั่งขาย (Sale Order)หมายถึง การบันทึกรายการสั่งขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเป็นการยืนยันการซื้อสินค้าของลูกค้า เริ่มจากเมื่อลูกค้ามีความต้องการสั่งซื้อสินค้า ฝ่ายขายจะตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่น จำนวนสินค้าคงเหลือ จำนวนสินค้ากำลังผลิต จำนวนสินค้าที่ถูกจอง หรือข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ประวัติการชำระเงิน หรือวงเงินเครดิต เพื่อยืนยันว่าสามารถขายสินค้าให้กับลูกค้ารายนี้ได้หรือไม่ เมื่อมีการตกลงการซื้อขาย ฝ่ายขายจะเริ่มสร้างคำสั่งขาย หากมีสินค้าอยู่ในคลังแล้ว ระบบจะเข้าไปจองสินค้าให้ แต่ถ้าสินค้าไม่พอระบบจะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการวางแผนการสั่งซื้อหรือผลิตต่อไป
ประเทศไทยได้เริ่มจัดทำอนุสัญญา ความตกลงเพื่อการเว้นการเก็บภาษีซ้อนขึ้นครั้งแรกเมื่อ พ.ศ. 2505  กับประเทศสวีเดน และได้มีการเจรจาทำอนุสัญญากับต่างประเทศเพิ่มเติมอย่างต่อเนื่อง โดยโครงสร้างทั่วๆ ไป ของอนุสัญญาประกอบด้วย 4 ส่วนใหญ่ ๆ คือ
ทุกครั้งที่นิติบุคคลจ่ายค่าบริการ จะต้องหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายเพื่อนำส่งกรมสรรพากรไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป  กรณีลืมหักภาษี ณ ที่จ่าย จะสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่? หลักการพิจารณาให้แยกพิจารณาทีละภาษี

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์