รายการปรับปรุงบัญชีที่มักหลงลืม มีอะไรบ้าง ? ป้องกันได้อย่างไร ?

ณ วันสิ้นงวดบัญชี สิ่งหนึ่งที่สำคัญที่นักบัญชีต้องทำก่อนการจัดทำงบการเงิน คือ ปิดบัญชี ปรับปรุงรายการบัญชี และแก้ไขข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีต่างๆ เพื่อให้การจัดทำงบการเงินถูกต้องตรงตามความเป็นจริงมากที่สุด

ซึ่งแน่นอนว่า ในการปรับปรุงปิดบัญชี ณ วันสิ้นงวด จะมีรายการที่เคยรับรู้ในระหว่างงวดมาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงให้ถูกต้องตอนสิ้นปี หรือบางรายการที่ไม่เคยรับรู้มาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์คงค้าง

ในการปรับปรุงรายการบันทึกบัญชี มีโอกาสที่นักบัญชีจะปรับปรุงรายการได้ไม่ครบถ้วน ในบทความนี้เรารวบรวมรายการที่มักลืมปรับปรุงตอนปิดบัญชีบ่อยๆ มาให้เพื่อนๆ สำรวจตัวเองกันค่ะ

1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ รายการค่าใช้จ่ายที่เราได้ใช้ประโยชน์ไปแล้ว แต่ Supplier อาจจะยังไม่ส่งใบแจ้งหนี้มาเรียกเก็บ รายการนี้มักเป็นรายการที่หลงลืมบันทึกบัญชี เพราะมีความเกี่ยวข้องกับหลาย ๆ คน หลายๆ แผนก ยกตัวอย่าง เช่น แผนกขาย อาจมีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่เกิดจากรายการค่าโฆษณาในเดือน ธ.ค. แล้วถ้าแผนกขายไม่แจ้งแผนกบัญชีเพื่อตั้งค้างจ่าย รายการนี้ก็อาจจะถูกลืมปรับปรุงไปจนกระทั่งได้รับ Invoice และมาจ่ายเงินจริงในปีถัดมา
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย สามารถทำได้ดังนี้ คือ

จัดให้มีระบบจัดซื้อ เพื่อที่จะตรวจสอบได้ว่า ณ สิ้นปีมีรายการสั่งซื้อรายการใดบ้าง ที่ได้รับสินค้าหรือบริหารแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
ให้พนักงานแต่ละแผนกสำรวจรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ได้รับใบเสนอราคาแล้วและรับสินค้าหรือบริการแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแต่ละบัญชีตามแต่ละเดือนที่เกิดรายการ
วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของปีก่อนที่บันทึกไว้ว่าปีนี้บันทึก

2. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ
ข้อนี้เป็นการรับรู้รายการสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี ที่ว่า สินค้าคงเหลือ ณ ปลายงวดต้องแสดงที่ราคาทุนหรือราคาสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่อะไรจะต่ำกว่า ซึ่งส่วนมากการปรับปรุงจะเกิดกับสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย หรือหมุนเวียนช้า ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ

ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานด้วย
ทำ Inventory Aging เพื่อวิเคราะห์ดูว่ารายการสินค้ารายการไหนที่คงค้างอยู่นานและมีแนวโน้มต้องตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่า
สอบถามฝ่ายขายสำหรับสินค้าที่คิดว่าน่าจะขายไม่ได้หรือราคาที่คาดว่าจะขายได้ลดลงมาก
วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินค้าเปรียบเทียบกับปีก่อนว่าสินค้าตัวเดียวกันมีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง

3. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน
ไม่ใช่แค่สินค้าคงเหลือที่ต้องสำรวจเรื่องการลดมูลค่าอยู่เป็นประจำตอนปิดบัญชี แต่สินทรัพ์ถาวร อย่างเครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ รวมไปถึงพวกสินทรัพย์ไม่มีตัวตนต่างๆ เช่น Software ที่ใช้งานอยู่ เราเองจะต้องสำรวจการด้อยค่าของสินทรัพย์เหล่านี้ด้วย ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการการค่าเผื่อลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานของสินทรัพย์ด้วย
สอบถามฝ่ายผลิตและวิศวกรสำหรับเครื่องจักรที่คิดว่าจะไม่ได้ใช้แล้ว หรือเครื่องจักรที่ล้าสมัย หรือชำรุด
วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเปรียบเทียบกับปีก่อนว่ารายการเดียวกัน มีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง
สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น ซอฟต์แวร์ โปรแกรม หรือแอพลิเคชันต่าง ๆ ต้องทดสอบการใช้งานและจำนวนคนที่มาใช้งาน

4. ประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน
รายการนี้ต้องระวังเป็นอย่างมาก เนื่องจาก หากลืมประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานจะถือว่าผิดกฎหมาย พรบ. คุ้มครองแรงงานเลย เนื่องจากบริษัทมีหน้าที่ต้องจ่ายชำระเงินชดเชย เนื่องจากการให้ออกจากงาน หรือพนักงานเกษียณอายุ ตามระยะเวลาทำงานที่กฎหมายกำหนด วิธีป้องกันการลืมปรับปรุงรายการประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานนี้ตอนสิ้นงวด ก็คือ

ให้แผนกบุคคลสำรวจจำนวนพนักงานและจำนวนพนักงานใกล้เกษียณ
ดูอัตราการหมุนเวียนของพนักงานว่าหมุนเวียนเข้าออกสูงไหม
ถ้าเป็นกิจการขนาดใหญ่ พนักงานหลายคน อาจจะต้องปรึกษานักคณิตศาสตร์ประกันภัย ซึ่งจะคำนวณว่าจริง ๆ แล้วหนี้สินผลประโยชน์พนักงานที่อาจจะเกิดขึ้นมีเท่าไร และกิจการควรจะบันทึก ณ จำนวนเท่าใด

การหลงลืมเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน Check-List การป้องกันการหลงลืมจึงเป็นสิ่งที่ควรทำเพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเกิดขึ้น รายการปรับปรุงตอนปิดบัญชีและวิธีป้องกันการหลงลืม ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเพียงตัวอย่างส่วนหนึ่งเท่านั้น ในการปฏิบัติงานจริง อาจมีหลากหลายรายการที่นักบัญชีต้องปรับปรุงในทุกๆวันสิ้นงวดบัญชี ความละเอียดรอบคอบ และความระมัดระวัง จึงเป็นสิ่งที่นักบัญชีอย่างเราๆ พึงมี

ที่มา : https://thaicpdathome.com/article/detail/126/Closing-entry-most-forget

ไม่ว่าจะเป็นกิจการเล็กหรือใหญ่คงหนีไม่พ้นที่จะมีค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องจ่ายจากเงินสด ระบบควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสด จะช่วยให้เราสามารถจัดการกับเงินสดได้โดยไม่ทำให้เกิดจุดอ่อนที่อาจก่อให้เกิดการรั่วไหลได้ ฉะนั้น การใช้จ่ายโดยผ่านระบบของเงินสดย่อยจึงจำเป็นอย่างช่วยไม่ได้ เงินสดย่อย Petty Cash Fund คือ เงินสดที่มีไว้ใช้จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินที่เล็กๆ น้อยๆ และเป็นรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ในลักษณะที่ว่าไม่สะดวกพอที่จะจ่ายเป็นเช็ค สำหรับผู้ที่ดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า

การจ้างสำนักงานบัญชีเพื่อช่วยจัดการเรื่องภาษีและบัญชีเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับผู้ประกอบการ SMEs แต่ก็มีความเสี่ยงที่ผู้ประกอบการต้องระวังในการเลือกสำนักงานบัญชี โดยเฉพาะความเสี่ยงที่สำนักงานบัญชีอาจมีพฤติกรรมไม่ซื่อสัตย์หรือโกงภาษี ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจของคุณได้รับผลกระทบอย่างรุนแรง ข้อควรระวังในการจ้างสำนักงานบัญชี

ผู้ตรวจสอบบัญชี หรือ ผู้สอบบัญชี CPA (Certified Public Accountant) คือ ผู้ที่ขึ้นทะเบียนและได้รับใบอนุญาตจากสภาวิชาชีพบัญชี ตามพระราชบัญญัติวิชาชีพพ.ศ.2547 มีสิทธิในการตรวจสอบและรับรองบัญชีของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล ทุกขนาด ทุกประเภท (ไม่อยู่ในตลาดหลักทรัพย์) การสอบ CPA เป็นการทดสอบความรู้และความสามารถในด้านบัญชีและงานที่เกี่ยวข้อง และเป็นที่ยอมรับและเคารพในวงกว้างในวงการบัญชีและการเงิน

จากอดีตถึงปัจจุบันปัญหาที่ทุกองค์กรจะพบคือ ‘การทุจริต’ โดยจะมีบุคคลที่ส่อแววว่าจะทำการทุจริตไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตามแต่ ซึ่งสร้างความเสียหายต่อภาพลักษณ์ขององค์กรเป็นอย่างมาก ปัญหาทุจริตจึงเป็นปัญหาที่ไม่ควรมองข้ามเป็นอันขาด ดังนั้นคุณจำเป็นต้องมีผู้ตรวจสอบระบบภายใน ระบบการเงินอยู่เสมอ เพื่อป้องกันช่องว่างที่จะทำให้บุคคลเหล่านั้นฉวยโอกาส ฉะนั้นเราลองมาดูแนวทางการแก้ไขปัญหาต่างๆ อย่างยั่งยืนและได้ประสิทธิภาพมากที่สุดกันดีกว่า

“e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือใบกํากับภาษีที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หากดูจากจุดที่แตกต่างคือ e-Tax Invoice จะมีหมายเลขใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) และลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เป็นเครื่องยืนยันตัวตนของผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขาย) และรับรองถึงความถูกต้องของข้อมูล

หน้าแรก

News

บทความบัญชี