รายการปรับปรุงบัญชีที่มักหลงลืม มีอะไรบ้าง ? ป้องกันได้อย่างไร ?

ณ วันสิ้นงวดบัญชี สิ่งหนึ่งที่สำคัญที่นักบัญชีต้องทำก่อนการจัดทำงบการเงิน คือ ปิดบัญชี ปรับปรุงรายการบัญชี และแก้ไขข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีต่างๆ เพื่อให้การจัดทำงบการเงินถูกต้องตรงตามความเป็นจริงมากที่สุด

ซึ่งแน่นอนว่า ในการปรับปรุงปิดบัญชี ณ วันสิ้นงวด จะมีรายการที่เคยรับรู้ในระหว่างงวดมาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงให้ถูกต้องตอนสิ้นปี หรือบางรายการที่ไม่เคยรับรู้มาก่อน แต่ต้องทำการปรับปรุงการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์คงค้าง

ในการปรับปรุงรายการบันทึกบัญชี มีโอกาสที่นักบัญชีจะปรับปรุงรายการได้ไม่ครบถ้วน ในบทความนี้เรารวบรวมรายการที่มักลืมปรับปรุงตอนปิดบัญชีบ่อยๆ มาให้เพื่อนๆ สำรวจตัวเองกันค่ะ

1. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คือ รายการค่าใช้จ่ายที่เราได้ใช้ประโยชน์ไปแล้ว แต่ Supplier อาจจะยังไม่ส่งใบแจ้งหนี้มาเรียกเก็บ รายการนี้มักเป็นรายการที่หลงลืมบันทึกบัญชี เพราะมีความเกี่ยวข้องกับหลาย ๆ คน หลายๆ แผนก ยกตัวอย่าง เช่น แผนกขาย อาจมีค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่เกิดจากรายการค่าโฆษณาในเดือน ธ.ค. แล้วถ้าแผนกขายไม่แจ้งแผนกบัญชีเพื่อตั้งค้างจ่าย รายการนี้ก็อาจจะถูกลืมปรับปรุงไปจนกระทั่งได้รับ Invoice และมาจ่ายเงินจริงในปีถัดมา
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย สามารถทำได้ดังนี้ คือ

จัดให้มีระบบจัดซื้อ เพื่อที่จะตรวจสอบได้ว่า ณ สิ้นปีมีรายการสั่งซื้อรายการใดบ้าง ที่ได้รับสินค้าหรือบริหารแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
ให้พนักงานแต่ละแผนกสำรวจรายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น เช่น ได้รับใบเสนอราคาแล้วและรับสินค้าหรือบริการแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน
วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแต่ละบัญชีตามแต่ละเดือนที่เกิดรายการ
วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของปีก่อนที่บันทึกไว้ว่าปีนี้บันทึก

2. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ
ข้อนี้เป็นการรับรู้รายการสินค้าคงเหลือให้ถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชี ที่ว่า สินค้าคงเหลือ ณ ปลายงวดต้องแสดงที่ราคาทุนหรือราคาสุทธิที่จะได้รับแล้วแต่อะไรจะต่ำกว่า ซึ่งส่วนมากการปรับปรุงจะเกิดกับสินค้าเสื่อมสภาพ ล้าสมัย หรือหมุนเวียนช้า ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือ

ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานด้วย
ทำ Inventory Aging เพื่อวิเคราะห์ดูว่ารายการสินค้ารายการไหนที่คงค้างอยู่นานและมีแนวโน้มต้องตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่า
สอบถามฝ่ายขายสำหรับสินค้าที่คิดว่าน่าจะขายไม่ได้หรือราคาที่คาดว่าจะขายได้ลดลงมาก
วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินค้าเปรียบเทียบกับปีก่อนว่าสินค้าตัวเดียวกันมีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง

3. ค่าเผื่อการลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน
ไม่ใช่แค่สินค้าคงเหลือที่ต้องสำรวจเรื่องการลดมูลค่าอยู่เป็นประจำตอนปิดบัญชี แต่สินทรัพ์ถาวร อย่างเครื่องจักร เครื่องมือ อุปกรณ์ รวมไปถึงพวกสินทรัพย์ไม่มีตัวตนต่างๆ เช่น Software ที่ใช้งานอยู่ เราเองจะต้องสำรวจการด้อยค่าของสินทรัพย์เหล่านี้ด้วย ข้อสังเกตสำหรับป้องกันการผิดพลาดรายการการค่าเผื่อลดมูลค่าของสินทรัพย์ถาวร/สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

ระหว่างการตรวจนับสินค้าคงเหลือสิ้นปี ให้ตรวจสภาพการใช้งานของสินทรัพย์ด้วย
สอบถามฝ่ายผลิตและวิศวกรสำหรับเครื่องจักรที่คิดว่าจะไม่ได้ใช้แล้ว หรือเครื่องจักรที่ล้าสมัย หรือชำรุด
วิเคราะห์การตั้งค่าเผื่อการลดมูลค่าสินทรัพย์ถาวรหรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนเปรียบเทียบกับปีก่อนว่ารายการเดียวกัน มีการบันทึกบัญชีลดมูลค่าหรือยัง
สินทรัพย์ไม่มีตัวตน เช่น ซอฟต์แวร์ โปรแกรม หรือแอพลิเคชันต่าง ๆ ต้องทดสอบการใช้งานและจำนวนคนที่มาใช้งาน

4. ประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงาน
รายการนี้ต้องระวังเป็นอย่างมาก เนื่องจาก หากลืมประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานจะถือว่าผิดกฎหมาย พรบ. คุ้มครองแรงงานเลย เนื่องจากบริษัทมีหน้าที่ต้องจ่ายชำระเงินชดเชย เนื่องจากการให้ออกจากงาน หรือพนักงานเกษียณอายุ ตามระยะเวลาทำงานที่กฎหมายกำหนด วิธีป้องกันการลืมปรับปรุงรายการประมาณการหนี้สินผลประโยชน์พนักงานนี้ตอนสิ้นงวด ก็คือ

ให้แผนกบุคคลสำรวจจำนวนพนักงานและจำนวนพนักงานใกล้เกษียณ
ดูอัตราการหมุนเวียนของพนักงานว่าหมุนเวียนเข้าออกสูงไหม
ถ้าเป็นกิจการขนาดใหญ่ พนักงานหลายคน อาจจะต้องปรึกษานักคณิตศาสตร์ประกันภัย ซึ่งจะคำนวณว่าจริง ๆ แล้วหนี้สินผลประโยชน์พนักงานที่อาจจะเกิดขึ้นมีเท่าไร และกิจการควรจะบันทึก ณ จำนวนเท่าใด

การหลงลืมเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้กับทุกคน Check-List การป้องกันการหลงลืมจึงเป็นสิ่งที่ควรทำเพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเกิดขึ้น รายการปรับปรุงตอนปิดบัญชีและวิธีป้องกันการหลงลืม ที่กล่าวมาข้างต้น เป็นเพียงตัวอย่างส่วนหนึ่งเท่านั้น ในการปฏิบัติงานจริง อาจมีหลากหลายรายการที่นักบัญชีต้องปรับปรุงในทุกๆวันสิ้นงวดบัญชี ความละเอียดรอบคอบ และความระมัดระวัง จึงเป็นสิ่งที่นักบัญชีอย่างเราๆ พึงมี

ที่มา : https://thaicpdathome.com/article/detail/126/Closing-entry-most-forget

ก่อนเริ่ม วางแผนภาษี เจ้าของกิจการจำเป็นต้องศึกษาความรู้เรื่องภาษีเสียก่อน เพราะเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชี และการยื่นภาษีแก่สรรพากร กิจการจะสามารถวางแผนภาษีได้ ก็ต่อเมื่อทราบก่อนว่าต้องยื่นแบบฯ ภาษีใดบ้างภาษีหลักๆ และกำหนดเวลาในการยื่นภาษีแต่ละประเภท มีดังนี้

หากเราเลือกวิธีการประหยัดภาษีต่างๆ ที่ไม่ถูกต้องตามกฎหมาย อาจทำให้เกิดอันตรายต่อฐานะการเงินของเราได้ กรมสรรพากรจะตรวจสอบว่า วิธีการที่เราใช้นั้นมันผิดกฎหมายจนทำให้ชำระภาษีขาดไป อาจจะเป็นเรื่องใหญ่แน่

มรรยาท (จรรยาบรรณ) ของ ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต กฎกระทรวงฉบับที่ 4 (พ.ศ. 2534) ออกตามความในพระราชบัญญัติผู้สอบบัญชี พ.ศ.2505 ได้กำหนดมรรยาทของผู้สอบบัญชี ไว้ 5 หมวด คือ รายละเอียดข้อกำหนดและคำชี้แจง แต่ละหมวด มีดังต่อไปนี้

หน้าแรก

News

บทความบัญชี