เงินสดย่อยเบิกจ่ายอย่างไร ให้เป็นระเบียบ

เงินสดย่อยเบิกจ่ายอย่างไร ให้เป็นระเบียบ


ว่าจะเป็นกิจการเล็กหรือใหญ่คงหนีไม่พ้นที่จะมีค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องจ่ายจากเงินสด ระบบควบคุมภายในที่เกี่ยวกับเงินสด จะช่วยให้เราสามารถจัดการกับเงินสดได้โดยไม่ทำให้เกิดจุดอ่อนที่อาจก่อให้เกิดการรั่วไหลได้ ฉะนั้น การใช้จ่ายโดยผ่านระบบของเงินสดย่อยจึงจำเป็นอย่างช่วยไม่ได้ เงินสดย่อย Petty Cash Fund คือ เงินสดที่มีไว้ใช้จ่าย สำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินที่เล็กๆ น้อยๆ และเป็นรายการที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ในลักษณะที่ว่าไม่สะดวกพอที่จะจ่ายเป็นเช็ค สำหรับผู้ที่ดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า 

ผู้รักษาเงินสดย่อย (
Petty Cash Custodian)


ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้ คือ

  • ขั้นตอนแรก ก่อนอื่นเราต้องมีการตั้งวงเงินของเงินสดย่อยกันก่อน
  • ขั้นตอนที่สอง หลังจากตั้งวงเงินแล้ว ก็จะมีใช้จ่ายเงินสดย่อย
  • ขั้นตอนที่สาม การเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อย

วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบคือ

  1. การบันทึกระบบเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System
  2. การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System

แต่โดยทั่วไปแล้วระบบการกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่าย!!!! ระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ

  • ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float“
  • ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
  • ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
  • ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
  • ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
  • ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
  • เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
  • อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น

เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไรสำหรับกิจการ

  • แบ่งแยกหน้าที่ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบเกี่ยวกับการใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ
  • รายการที่ปรากฏอยู่ในสมุดเงินสดมีจำนวนน้อยลง ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่ตามมาก็ลดลงไปด้วย



ขอบคุณบทความจาก :: https://www.accprotax.com  หรือ Click
 4504
ผู้เข้าชม

บทความที่เกี่ยวข้อง

เชื่อว่ามีหลายคนเลยทีเดียวที่คิดว่า ภาษีที่ดินกับภาษีบำรุงท้องที่เป็นภาษีชนิดเดียวกัน เพียงแต่มีคนเรียกให้ต่างกันเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว ภาษีทั้งสองชนิดแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง และด้วยความเข้าใจที่ผิดเพี้ยนไปนี้เอง ทำให้หลายคนไม่รู้ว่าตนเองต้องจ่ายภาษีอะไรกันแน่ ยิ่งถ้าหากเป็นเจ้าของที่ดิน นายหน้า และเหล่านักอสังหาริมทรัพย์ ยิ่งต้องแยกให้ออกว่า ระหว่างภาษีทั้งสองประเภทต่างกันอย่างไร ที่สำคัญคือ ภาษีเหล่านี้ใน พ.ร.บ. ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้างฉบับใหม่มีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมหรือไม่
เงินสดย่อย หมายถึง เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย)  เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย  สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก 
ก่อนที่จะนำรายได้ต่างๆ มาคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ก่อนอื่นต้องดูก่อนว่ารายได้เป็นรายได้ประเภทไหน สามารถหักค่าใช้จ่ายในการคำนวณภาษีได้เท่าไหร่ มีค่าลดหย่อนอะไรบ้าง
ภ.ง.ด. 50 คือ แบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลใช้สำหรับนิติบุคคลที่จดทะเบียนจัดตั้งตามกฎหมายประเทศไทย หรือ ต่างประเทศ โดยการยื่น ภ.ง.ด. 50 จำต้องยื่นภายใน 150 (ภายในวันที่ 31 พฤษภาคม) วันนับตั้งแต่วันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี โดยจะต้องยื่นทุกปี ไม่ว่าจะมีรายได้หรือไม่มีรายได้
งบการเงินรวมเป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อให้ทราบถึงผลประกอบการของกลุ่มกิจการ โดยงบการเงินรวมนำเสนอเสมือนว่ากลุ่มกิจการนั้นเป็นกิจการเดียว ฉะนั้นการจัดทำงบการเงินรวมมีความสำคัญมากต่อการที่นักวิเคราะห์ทางการเงิน หรือผู้ใช้งบการเงินที่ต้องการพิจารณางบการเงินของกลุ่มกิจการ โดยประโยชน์ของการวิเคราะห์งบการเงิน ยังคงไม่แตกต่างจากประโยชน์การวิเคราะห์งบการเงินของกิจการใดกิจการหนึ่ง คือทำให้ผู้ใช้งบการเงินรวมสามารถนำผลการวิเคราะห์ไปใช้ตัดสินใจทางการเงิน การเลือกลงทุนในกลุ่มกิจการ หรือใช้พยากรณ์อนาคตผลประกอบการและฐานะทางการเงินของกลุ่มกิจการ หรือใช้เป็นเครื่องมือการวินิจฉัยปัญหาของการบริหารงาน การดำเนินงาน หรือใช้เป็นเครื่องมือประเมินผล (Evaluation) ของฝ่ายบริหาร
สูตรการบัญชี ที่ใช้บ่อยที่สุด เพื่อเป็นประโยชน์ในการนำข้อมูลทางบัญชีไปวิเคราะห์ได้ง่ายยิ่งขึ้น จึง รวมสูดรบัญชี ดังนี้

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์