8 เช็คลิสต์ขั้นตอน การปิดบัญชีที่นักบัญชีทุกคนควรทำ

1.กำหนดวันปิดงวดบัญชีสำหรับลูกค้ารายใหม่

โดยส่วนใหญ่แล้วธุรกิจในประเทศไทยมักจะถือวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปีเป็นวันปิดงวดบัญชี แต่ก็จะมีบางธุรกิจที่ต้องการปิดบัญชีในเดือนอื่นๆ ซึ่งก็สามารถทำได้ โดยต้องตัดสินใจในปีแรกที่เปิดทำการว่าจะปิดงวดบัญชีเมื่อใด และต้องระมัดระวังว่างวดบัญชีปีแรกต้องปิดภายใน 12 เดือน นับแต่วันเริ่มทำบัญชี จากนั้นยึดวันเดิมในการปิดงวดบัญชีสำหรับปีถัดๆ ไป เช่น เปิดบริษัทเมื่อวันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2562 ผู้ประกอบการจะเลือกปิดบัญชีวันที่ 31 มกราคม 2563 ก็ได้ และหลังจากนั้นจะยึดวันที่ 31 มกราคม ของทุกปีเป็นวันปิดงวดบัญชี เป็นต้น

2. กระทบยอดลูกหนี้ และส่งรายงานยืนยันยอดให้ลูกหนี้

การกระทบยอดลูกหนี้การค้าเป็นขั้นตอนที่สำคัญ ที่จะทำให้ผู้ทำบัญชีมั่นใจว่ารายการที่แสดงในรายงานลูกหนี้นั้นถูกต้องตรงกับความเป็นจริง และที่สำคัญการส่งยืนยันยอดลูกหนี้คงเหลือนั้น ทำให้เรามั่นใจได้ว่า ณ วันสิ้นงวดเราได้บันทึกรายการขายและการรับเงินอย่างครบถ้วนสมบูรณ์แล้ว

3. กระทบยอดเจ้าหนี้

การกระทบยอดเจ้าหนี้นั้น วิธีการคล้ายๆ กับฝั่งลูกหนี้ แต่เราจะโฟกัสในเรื่องของหนี้สินคงค้างกับเจ้าหนี้ ณ วันที่สิ้นงวด เพื่อที่จะตรวจสอบความถูกต้องและวางแผนจ่ายชำระเงินให้ตรงเวลา

4. ปรับปรุงสินค้าคงเหลือ

สำหรับธุรกิจที่ไม่ใช่บริการมักจะมีรายการสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด ผู้ทำบัญชีต้องเตือนให้ผู้ประกอบการตรวจนับสต็อกสินค้าคงเหลือ ณ วันสิ้นงวด เพื่อความถูกต้องของการปิดบัญชี

5. กระทบยอดเงินสดและเงินฝากธนาคาร

การกระทบยอดเงินสดในมือ และเงินฝากธนาคารนั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง อย่างน้อยการกระทบยอดเคลื่อนไหวเงินสดควรทำทุกๆ เดือน เพื่อที่ตอนปลายปีจะได้ลดภาระงานลง แต่อย่างไรก็ตามตอนปลายปีก็ควรตรวจสอบการกระทบยอดอีกครั้ง เพื่อความมั่นใจ

6. กระทบยอดรายการอื่นๆ และตรวจดูการจัดประเภทราย

รายการอื่นๆ ในงบแสดงฐานะการเงิน ไม่ว่าจะเป็นสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น ผู้ทำบัญชีควรต้องตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือปลายปีอีกครั้ง กับหลักฐานอื่นๆ ที่มี เช่น

• เปรียบเทียบยอดคงเหลือในบัญชีค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า กับ Excel ตารางคำนวณค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าว่าระหว่างปีได้บันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละงวดถูกต้องไหม
• เปรียบเทียบยอดสินทรัพย์ถาวรกับ Fixed Assets Register ว่ามีการรับรู้และบันทึกค่าเสื่อมราคาระหว่างปีถูกต้องหรือไม่

7. กระทบยอด Vat และคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล

หากผู้ทำบัญชีดูแลผู้ประกอบการที่จดภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat) อย่าลืมกระทบยอดรายได้ทั้งปีกับ ภ.พ.30 ให้เรียบร้อย

8. สร้างงบการเงิน

• งบการเงิน เป็นบัญชีที่นักบัญชีต้องทำปีละ 2 ครั้ง เพื่อนำส่งภาษีครึ่งปี และภาษีเงินได้แบบเต็มปี
• การทำงบการเงินมีความสำคัญต่อเจ้าของธุรกิจที่จะต้องทำให้ทันเวลาต่อการตัดสินใจ ไม่อย่างนั้นจะไม่มีข้อมูลทางการเงินที่ช่วยวางแผนธุรกิจได้อย่างถูกต้อง
• นักบัญชีสามารถใช้โปรแกรมบัญชีช่วยปิดงบและจัดการและรายการ Daily Operation ได้โดยอัตโนมัติ หากมีการทำเอกสารผ่านระบบอย่างสม่ำเสมอ