เมื่อได้งบประมาณที่ผ่านการอนุมัติมาแล้ว ก็จะต้องส่งข้อมูลงบประมาณ ให้ผู้รับผิดชอบด้านบัญชีการเงินทำการ set up งบประมาณ เข้าโปรแกรมบัญชี เพื่อเป็นตัวตั้ง และควบคุมการใช้จ่าย ในระหว่างปี เพื่อไม่ให้เกินวงเงินงบประมาณ